hoe zorg ik dat mijn plan van aanpak niet als standaardtekst overkomt

Een generiek plan van aanpak leest los van de opdracht

Een plan van aanpak klinkt generiek als het antwoord in elke aanbesteding overeind zou blijven — als je de naam van de opdrachtgever eruit haalt en er een andere voor in de plaats zet, en er verandert niets. Dat gebeurt meestal omdat de tekst beschrijft hoe het bedrijf in het algemeen werkt, in plaats van wat er met déze opdracht, voor déze opdrachtgever, gaat gebeuren. De beoordelaar leest een stapel van deze plannen naast elkaar, en een tekst die nergens naar de leidraad verwijst valt dan op — niet in positieve zin.

De remedie zit in drie dingen die samen het verschil maken. Ten eerste: het gunningscriterium letterlijk laten terugkomen in de tekst, zodat de beoordelaar niet zelf hoeft te zoeken naar het antwoord — hoe dat precies werkt staat beschreven op de pagina over het letterlijk terug laten komen van het gunningscriterium. Ten tweede: een concreet voorbeeld uit de eigen praktijk, met een situatie die echt heeft plaatsgevonden, in plaats van een geschetste aanpak in de lucht — zie het gebruik van een voorbeeld uit de eigen praktijk. Ten derde: schrijven over de eigen werkwijze zoals die daadwerkelijk wordt ingericht voor deze opdracht, niet over een algemeen proces dat voor iedere klant hetzelfde zou zijn — dat onderscheid staat uitgewerkt op de pagina over eigen werkwijze versus een standaardproces.

Dit raakt een gunningscriterium, geen knock-out

Of een plan van aanpak generiek overkomt, is geen geschiktheidseis waarop wordt afgevallen — het is onderdeel van een gunningscriterium, waarop wordt gescoord. Dat betekent dat een generieke passage niet leidt tot uitsluiting, maar tot een lager puntenaantal op dat onderdeel, en dat een sterk stuk elders in de inschrijving dat deels kan compenseren. De Aanbestedingswet 2012 regelt dat opdrachtgevers hun gunningscriteria vooraf vastleggen en de inschrijvingen daarop beoordelen; hoe die beoordeling in de praktijk verloopt en waar veel MKB-ondernemers op verliezen, licht PIANOo — het Expertisecentrum Aanbesteden — toe in hun voorlichting over het opstellen van een overtuigend plan van aanpak. Voor de opbouw van een compleet plan, inclusief de structuur die aansluit op de gestelde criteria, is er de handleiding voor het schrijven van een plan van aanpak en de bredere uitleg over het beantwoorden van gunningscriteria in een aanbesteding.