Hoe beantwoord ik gunningscriteria in een aanbesteding?

Antwoord op elk gunningscriterium apart, in dezelfde volgorde

Gunningscriteria beantwoord je door voor elk criterium een apart, herkenbaar stuk tekst te schrijven, in dezelfde volgorde en zoveel mogelijk met dezelfde woorden als de aanbestedende dienst gebruikt. Een beoordelaar werkt vaak met een scoreformulier dat criterium voor criterium is opgebouwd; een plan van aanpak dat diezelfde indeling volgt, is voor hem in één oogopslag te herleiden tot een score. Algemene teksten over "onze jarenlange ervaring" of "onze kwaliteitscultuur" scoren doorgaans zwak, omdat ze niet aansluiten op wat er concreet gevraagd wordt. Een antwoord dat wél aansluit, beschrijft hoe de aanpak eruitziet voor déze opdracht, het liefst met een concreet voorbeeld, een werkwijze of een keuze die te herleiden is naar de tekst van het criterium zelf.

Belangrijk daarbij is het verschil met een geschiktheidseis. Een geschiktheidseis is een knock-out: wordt daar niet aan voldaan, dan valt de inschrijving af, ongeacht hoe goed de rest van het dossier is. Een gunningscriterium werkt anders — daar wordt op gescoord, en een zwakker antwoord op het ene criterium kan gecompenseerd worden door een sterker antwoord op een ander. Wie dat onderscheid niet kent, besteedt soms dagen aan het perfectioneren van een plan van aanpak terwijl een geschiktheidseis al niet gehaald wordt, of haakt juist af op een eis die met een goede tekst elders ruimschoots goed te maken was geweest.

Waar dit verschil vandaan komt

De Aanbestedingswet 2012 regelt op welke grondslag een opdracht gegund wordt — doorgaans de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij gunningscriteria de kwaliteitskant vormen naast de prijs — en houdt dat gescheiden van de geschiktheidseisen, die over de inschrijver zelf gaan. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, legt in zijn voorlichting uit hoe dat onderscheid in de praktijk uitwerkt en hoe een inschrijving daarop wordt beoordeeld; voor de tekst van een specifieke leidraad blijft de nota van inlichtingen de plek om onduidelijkheden aan de aanbestedende dienst zelf voor te leggen.