Hoe schrijf ik een plan van aanpak voor een aanbesteding?

Een plan van aanpak schrijf je op de gunningscriteria, niet in het algemeen

Een plan van aanpak beschrijft hoe een opdracht concreet wordt uitgevoerd, en de tekst wordt beoordeeld op precies de gunningscriteria die in de aanbestedingsleidraad staan. Dat is een belangrijk verschil met de geschiktheidseisen elders in dezelfde leidraad: geschiktheidseisen zijn een knock-out — voldoe je niet, dan val je af, zonder dat iets anders in de inschrijving dat kan compenseren. Het plan van aanpak is meestal juist een gunningscriterium, waarop wordt gescoord. Dat betekent dat een zwakker antwoord op het ene onderdeel goedgemaakt kan worden door een sterk antwoord op een ander onderdeel, maar het betekent ook dat er per criterium een concreet, herkenbaar antwoord moet staan — geen algemeen verhaal over het bedrijf.

De meest gemaakte fout is een plan van aanpak schrijven dat op elke aanbesteding past: bedrijfsgeschiedenis, kwaliteitsbeleid in algemene termen, een missie-statement. Een beoordelaar zoekt daarin niet naar mooie taal, maar naar het antwoord op de specifieke vraag die in de leidraad staat, liefst in dezelfde volgorde en met dezelfde koppen als de leidraad zelf gebruikt. Concreet betekent dat: de werkwijze voor déze opdracht beschrijven, met de stappen, de planning, de risico's die bij dít werk spelen en hoe die worden opgevangen. Blijft een gunningscriterium onduidelijk geformuleerd, dan is de nota van inlichtingen de plek om dat te laten verhelderen door de aanbestedende dienst zelf, niet om er zelf een interpretatie op te plakken.

Waar dit vandaan komt

Deze indeling — geschiktheidseisen als knock-out, gunningscriteria als iets waarop gescoord en gecompenseerd wordt — is de kern van hoe Nederlandse aanbestedingen zijn opgebouwd, en wordt zo uitgelegd door PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden. PIANOo is voorlichting en geen wettekst; de exacte gunningscriteria en de gevraagde opbouw van het plan van aanpak staan altijd in de leidraad van de specifieke aanbesteding zelf, en die kan per opdracht verschillen.