voorbeeld uit eigen praktijk gebruiken in plan van aanpak

Een praktijkvoorbeeld mag, als het de aanpak onderbouwt

Ja, een concreet voorbeeld uit de eigen praktijk mag in een plan van aanpak, en het werkt meestal in het voordeel van de inschrijver. Een gunningscriterium vraagt om te laten zien hoe een aanpak in de praktijk werkt, en een voorbeeld uit een eerder project is daarvoor het meest overtuigende bewijsmateriaal dat er is. Beoordelaars lezen veel abstracte plannen; een herkenbaar voorbeeld met een concrete situatie, een aanpak en een resultaat springt daar meestal positief uit.

Waar het om gaat is dat het voorbeeld dienstbaar blijft aan het gunningscriterium, niet omgekeerd. Een voorbeeld dat mooi is maar niets zegt over de vraag die gesteld wordt, kost tekenruimte zonder punten op te leveren — en die ruimte is vaak beperkt, zie ook wat er gebeurt bij het overschrijden van de tekenlimiet. Een goed gebruikt voorbeeld illustreert een keuze uit de aanpak: waarom is er voor deze werkwijze gekozen, wat ging er goed, wat is daaruit meegenomen naar de volgende situatie. Het voorbeeld staat dan in dienst van het antwoord op de vraag, niet als losse anekdote ernaast. Dat sluit aan bij de manier waarop gunningscriteria het beste beantwoord worden: eerst de vraag herkennen, dan de aanpak beschrijven, en het voorbeeld daar als bewijs achteraan.

Eén ding om in het achterhoofd te houden: een geschiktheidseis in de leidraad kan vragen om een referentieproject met specifieke kenmerken, als knock-out. Dat is iets anders dan een voorbeeld in het plan van aanpak. Bij een geschiktheidseis telt alleen of het referentieproject aan de gestelde kenmerken voldoet — geen weging, gehaald of niet. Bij een gunningscriterium telt de kwaliteit van het verhaal, en daar mag een voorbeeld ondersteunend werken zonder dat het aan strikte voorwaarden moet voldoen.

Waar dat verschil in de wet en de praktijk vandaan komt

De Aanbestedingswet 2012 maakt onderscheid tussen geschiktheidseisen, die een knock-outkarakter hebben, en gunningscriteria, waarop wordt gescoord en gewogen. Voor de invulling van gunningscriteria — waaronder de manier waarop een aanpak wordt onderbouwd, bijvoorbeeld met een voorbeeld — geeft de wet zelf geen vormvoorschriften; die vrijheid ligt bij de inschrijver, tenzij de leidraad iets anders vraagt. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat een goed onderbouwd plan van aanpak vaak sterker overkomt dan een algemeen verhaal, al is dat voorlichting en geen wettelijke eis. Bij twijfel over wat een specifieke leidraad precies vraagt van een voorbeeld of referentie, is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat te laten bevestigen door de aanbestedende dienst.