moet ik precies beschrijven hoe wij het altijd doen of iets algemeens

Eigen werkwijze, toegesneden op de vraag die er staat

De eigen werkwijze beschrijven werkt in de meeste gevallen beter dan een algemeen of generiek verhaal, mits die werkwijze concreet wordt gemaakt op de vraag die in de leidraad staat. Een plan van aanpak is een gunningscriterium: de inschrijving die het beste laat zien hoe een aanbieder de opdracht gaat uitvoeren, scoort daar de meeste punten op. Een generieke tekst die bij elke aanbesteding hergebruikt kan worden, is meestal juist het signaal voor een beoordelaar dat er niet goed is nagedacht over déze opdracht, met dít risico en die specifieke situatie.

Dat betekent niet dat de eigen werkwijze letterlijk en volledig moet worden overgetypt zoals die intern gedocumenteerd staat. De kunst zit in het vertalen van de eigen aanpak naar de taal en de criteria van de aanbesteder: welk probleem lost de opdracht op, en hoe sluit de eigen manier van werken daarop aan. Wie twijfelt hoe een eigen proces past bij de gevraagde aanpak, vindt meer houvast in hoe een plan van aanpak wordt opgebouwd rond de gunningscriteria dan in het kopiëren van een bestaand kwaliteitshandboek. Een concreet voorbeeld uit de eigen praktijk werkt daarbij vaak sterker dan een abstracte procesbeschrijving; hoe zo'n voorbeeld op de juiste manier wordt ingezet staat beschreven bij het gebruik van een voorbeeld uit de eigen praktijk.

Gunningscriterium, geen knock-out

Dit onderwerp raakt een gunningscriterium en niet een geschiktheidseis: er is geen vaste norm waaraan de beschrijving van de werkwijze moet voldoen om niet af te vallen, maar een beoordeling die punten oplevert ten opzichte van andere inschrijvers. Een zwakkere beschrijving op dit punt kan in de meeste gevallen dus nog gecompenseerd worden door sterke scores elders, zoals op prijs of op andere kwaliteitscriteria. De Aanbestedingswet 2012 regelt de spelregels rond de procedure en de beoordeling, maar schrijft niet voor hoe een plan van aanpak inhoudelijk moet luiden — dat volgt uit de leidraad en de gunningscriteria van de specifieke aanbesteding zelf. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat aanbestedende diensten juist zoeken naar een aanpak die aansluit op hun eigen vraag, en niet naar een standaardtekst.