mag ik afbeeldingen en schemas gebruiken in mijn plan van aanpak

Ja, meestal mag dat, maar de leidraad heeft het laatste woord

Ja, een plan van aanpak mag in de meeste aanbestedingen afbeeldingen en schema's bevatten. Er staat in de Aanbestedingswet 2012 geen bepaling die het gebruik van beeldmateriaal in een inschrijving verbiedt of beperkt. Wat wél vaak beperkingen oplegt, is de leidraad van de aanbesteding zelf: die kan een maximum aantal pagina's of tekens voorschrijven, en soms staat er expliciet in of afbeeldingen wel of niet meetellen in die telling. Dat is dus geen wettelijke regel maar een keuze van de aanbestedende dienst, en die keuze verschilt per opdracht.

Belangrijker dan de vraag "mag het" is de vraag "helpt het". Een schema dat een projectplanning in één oogopslag duidelijk maakt, kan een beoordelaar sneller laten zien dat een aanpak logisch in elkaar zit. Maar een plaatje dat alleen decoratie is, kost ruimte zonder dat het bijdraagt aan het scoren op de gunningscriteria — en die ruimte is vaak beperkt. Bij twijfel over wat er wel en niet mag in het document, is de nota van inlichtingen de plek om het te vragen: dat is het officiële moment waarop de aanbestedende dienst dit soort vragen beantwoordt, en het antwoord geldt dan voor alle inschrijvers. Wie worstelt met de ruimte die overblijft na het toevoegen van beeldmateriaal, vindt meer over wat te schrappen valt in wat te doen als een plan van aanpak te veel pagina's telt, en over de telling zelf in wat er gebeurt bij het overschrijden van een tekenlimiet.

Geen wettelijke eis, wel een praktische afweging

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond aanbesteden — van drempels tot motivering van de gunning — maar bevat geen voorschrift over de vormgeving van een plan van aanpak; dat is iets wat per aanbesteding in de leidraad wordt ingevuld, en dus geen knock-outeis vanuit de wet zelf. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat de leidraad de vindplaats is voor dit soort praktische vormvereisten. Wie zijn plan van aanpak opbouwt rond de gunningscriteria in plaats van rond mooie plaatjes, vindt de basis daarvoor in hoe een plan van aanpak voor een aanbesteding op te zetten en in hoe gunningscriteria in een aanbesteding te beantwoorden.