plan van aanpak te veel pagina's wat kan ik schrappen

Schrap eerst wat niet op een gunningscriterium scoort

Het snelste dat geschrapt kan worden, is tekst die niet aan een gunningscriterium hangt: algemene bedrijfsgeschiedenis, missieverklaringen, brede uitleg over de sector, of een tweede voorbeeld waar er al een staat. Een plan van aanpak wordt beoordeeld op de gunningscriteria uit de leidraad, en alles wat daar niet op aansluit levert geen punten op — hoe goed het ook geschreven is. Loop de tekst criterium voor criterium af en vraag bij elke alinea welk criterium hij bedient. Geen antwoord? Dan kan die alinea weg zonder dat er een punt verloren gaat. Hoe dat koppelen tussen tekst en criterium eruitziet, staat uitgewerkt in hoe je gunningscriteria beantwoordt in een aanbesteding.

Wat vaak ook geschrapt kan worden zonder verlies: herhaling van wat de opdrachtgever al weet uit de leidraad, uitleg over hoe een standaardproces in het algemeen werkt zonder dat het aan deze opdracht wordt gekoppeld, en lange inleidingen voordat de daadwerkelijke aanpak begint. Een concreet voorbeeld uit een eerder project overtuigt meestal sterker en korter dan een abstracte beschrijving van de werkwijze — zie een voorbeeld uit de eigen praktijk gebruiken voor hoe dat werkt. Blijft de tekst na het schrappen nog te lang, dan is de vraag niet meer wát weg kan, maar of de tekenlimiet zelf een knock-out is of een kwestie van minder punten — dat verschilt per aanbesteding en staat uitgelegd bij wat er gebeurt als de tekenlimiet wordt overschreden.

Waarom tekenlimieten meestal een gunningskwestie zijn, geen knock-out

Een tekenlimiet in het plan van aanpak is doorgaans onderdeel van hoe de inschrijving wordt beoordeeld en beoordeeld op de gunningscriteria, niet een geschiktheidseis waarop automatisch wordt afgevallen. Dat onderscheid — knock-out versus punten verliezen — bepaalt hoeveel druk er op het schrappen zit, en staat per geval alleen vast te stellen aan de hand van de leidraad zelf. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat de opzet van gunningscriteria per aanbesteding wordt bepaald door de aanbestedende dienst; de Aanbestedingswet 2012 regelt het kader waarbinnen dat gebeurt, maar schrijft geen woordlimieten voor. Bij twijfel over wat er in een specifieke leidraad met een overschrijding gebeurt, geeft de nota van inlichtingen het enige zekere antwoord.