moet het plan van aanpak zakelijk klinken of mag het gewoon leesbaar zijn

Leesbaar mag, en scoort meestal beter dan formeel

Nee, een plan van aanpak moet niet formeel klinken om serieus genomen te worden. Wat telt is of de beoordelaar in de tekst herkent dat de inschrijver begrijpt wat er gevraagd wordt en hoe hij dat concreet gaat aanpakken. Een plan van aanpak is geen juridisch document en geen brief aan de rechtbank: het is een antwoord op de gunningscriteria, geschreven voor iemand die het samen met een stapel andere inschrijvingen moet doorlezen en beoordelen. Stijve, ambtelijke zinnen maken het juist moeilijker om dat antwoord te vinden. Gewone, heldere taal met concrete voorbeelden komt beter aan dan een tekst vol "onderhavige" en "conform het gestelde in".

Belangrijker dan de toon is de inhoud: sluit de tekst aan op wat er in de leidraad wordt gevraagd, en is het concreet genoeg om te beoordelen? Een gunningscriterium beloont een tekst die laat zien hoe iemand het werk aanpakt, met stappen, keuzes en desnoods een voorbeeld uit de eigen praktijk. Zakelijk en netjes geformuleerd is prettig om te lezen, maar dat is iets anders dan formeel of stijf. Wie twijfelt over de opbouw van zo'n tekst vindt een aanpak in hoe je een plan van aanpak voor een aanbesteding schrijft, en wie zich afvraagt hoe dicht de tekst bij de exacte woorden van het criterium moet blijven, leest daarover apart verder.

Wat de wet en de praktijk hierover zeggen

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen schrijfstijl voor een plan van aanpak voor; de wet regelt de procedure rond aanbesteden, niet de toon van een inschrijving. Elke aanbestedende dienst bepaalt zelf, per opdracht, wat er in de leidraad gevraagd wordt en waar de beoordelaars op letten — dat staat dus per aanbesteding in de eigen documenten, niet in de wet. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, benadrukt in zijn voorlichting vooral dat een inschrijving aansluit op de gestelde criteria en concreet en toetsbaar is; een voorschrift over formele taal is daarin niet terug te vinden. Bij twijfel over wat een specifieke leidraad verwacht, is de nota van inlichtingen de plek om dat rechtstreeks te vragen aan de aanbestedende dienst.