inschrijving indienen vlak voor sluitingstijd risico

Vlak voor sluitingstijd indienen is de grootste zelfveroorzaakte reden om af te vallen

Te laat zijn is geen strafpunt en geen weging, het is een knock-out: de inschrijving komt na de deadline binnen en telt dan niet meer mee, hoe goed het plan van aanpak ook is. Dat maakt het indienmoment zelf tot iets waar geen enkele inhoudelijke kwaliteit iets aan kan compenseren. Wie inhoudelijk de beste inschrijving heeft maar vijf minuten te laat op de knop drukt, doet net zo goed niet mee als wie helemaal niets had ingeleverd. Wat er precies gebeurt bij een te late indiening, en waarom daar geen uitzondering op zit, staat uitgewerkt op de pagina over wat er gebeurt als je te laat indient.

De risico's zitten meestal niet in de laatste seconde maar in de laatste dagen ervoor. Wie pas kort voor sluiting begint met inloggen op TenderNed en dan nog geen eHerkenning heeft, komt vast: dat aanvragen duurt dagen tot weken en is op de dag zelf niet meer te regelen — andere platforms zoals Mercell, CTM of de Aanbestedingskalender werken met een gewoon account en zijn dus sneller toegankelijk, wat het verschil kan zijn tussen wel en niet op tijd inloggen. Ook praktische dingen zoals een vergeten handtekening, bestanden in de verkeerde volgorde, of een storing op het platform net op het verkeerde moment, kosten tijd die er vlak voor de deadline niet meer is. Voor elk van die situaties bestaat een eigen uitleg: zie de pagina's over het vergeten van een handtekening kort voor het indienen, over de volgorde van uploaden op het platform en over het melden van een systeemstoring aan de aanbestedende dienst. Een laatste inhoudelijke controle vlak voor het versturen hoort daar ook bij, en staat beschreven op de pagina over de laatste controle voor het indienen.

Waarom de sluitingstijd geen speelruimte kent

Dat een aanbesteding een vaste sluitingstijd heeft en dat daarna niets meer wordt aangenomen, volgt uit de systematiek van de Aanbestedingswet 2012 en wordt in de praktijk toegelicht door PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden en de handleiding van TenderNed voor ondernemers; laatstgenoemde is platforminrichting en geen wettekst, maar beschrijft wel hoe het indienproces feitelijk verloopt en waar tijdverlies ontstaat, zoals bij het aanvragen van eHerkenning.