we hebben een document niet ondertekend en de tijd dringt wat nu

Een vergeten handtekening is meestal nog te herstellen

Een ontbrekende handtekening op een document valt in bijna alle gevallen nog recht te zetten, zolang de inschrijving nog niet is verstuurd. Dat is het goede nieuws: een handtekening zetten kost geen tijd, dus dit is typisch iets wat opgelost kan worden in de laatste minuten voor de deadline. Waar het om gaat is welk document het betreft en of het geldig ondertekend is door iemand die dat ook mag doen. Een UEA, een eigen verklaring of een ondertekend inschrijvingsformulier zonder handtekening (of met een handtekening van iemand die daar niet bevoegd voor is) is in de praktijk een document dat niet compleet is — en een compleet en correct ondertekend dossier is meestal een geschiktheidseis: een knock-out. Er wordt op dit punt niet gewogen, er wordt gecontroleerd of het klopt.

Het onderscheid dat hier meespeelt is dat tussen te laat zijn en niet correct zijn. Een handtekening vergeten is op te lossen zolang er nog tijd is: het document alsnog laten ondertekenen, opnieuw uploaden en controleren of de juiste persoon heeft getekend. Wie zelf niet tekenbevoegd is, leest daarover meer bij mag ik indienen namens het bedrijf als ik zelf niet tekenbevoegd ben. Is de inschrijving al de deur uit zonder handtekening, dan is dat een ander verhaal — dat gaat niet meer over herstellen voordat de deadline verstrijkt, maar over wat er gebeurt na indiening, en dat verschilt weer van een inschrijving die simpelweg te laat binnenkomt, zoals beschreven bij wat gebeurt er als ik mijn inschrijving te laat indien.

Wat de bronnen hierover zeggen

De Aanbestedingswet 2012 regelt de aanbestedingsprocedure zelf, maar schrijft niet voor hoe een handtekening op een platform als TenderNed of Mercell technisch wordt afgehandeld — dat is de inrichting van het platform, niet de wet. PIANOo wijst er in zijn voorlichting op dat een inschrijving compleet en correct ondertekend moet zijn wil die geldig zijn, zonder dat daar een vaste procedure voor herstel aan hangt: dat verschilt per aanbesteding en staat, als het ergens staat, in de leidraad zelf. Bij twijfel over wat een specifieke aanbestedende dienst als voldoende ondertekening beschouwt, is de nota van inlichtingen de plek om dat na te vragen — zie wat is een nota van inlichtingen en hoe stel ik een vraag. Wie vlak voor sluiting nog met een onduidelijkheid zit, kan ook overwegen rechtstreeks contact te zoeken, al is dat geen vervanging voor een schriftelijke vraag; zie kan ik nog even bellen als iets onduidelijk is vlak voor de deadline.