kan ik nog even bellen als iets onduidelijk is vlak voor de deadline

Bellen vlak voor de deadline heeft geen zin

Wie de aanbestedende dienst belt met een vraag over de leidraad, krijgt in de praktijk geen inhoudelijk antwoord. Aanbestedende diensten houden zich aan het beginsel van gelijke behandeling: alle inschrijvers moeten over dezelfde informatie kunnen beschikken. Een telefonisch antwoord aan één partij, kort voor sluiting, geeft die partij een voordeel dat de anderen niet hebben — en dat is precies wat een aanbestedingsprocedure probeert te voorkomen. De contactpersoon die op de leidraad staat, zal daarom meestal doorverwijzen naar de officiële vragenronde, ook als de deadline al dichtbij is.

Die officiële route heet de nota van inlichtingen: een vaste ronde waarin iedere inschrijver schriftelijk vragen kan stellen, en waarin de aanbestedende dienst de antwoorden aan alle partijen gelijk publiceert. Wat een nota van inlichtingen is en hoe je daar een vraag indient staat toegelicht in het onderdeel daarover — en het belangrijkste om te onthouden is dat die ronde een sluitingsmoment heeft dat eerder ligt dan de inschrijfdeadline. Onduidelijkheid die vlak voor het indienen opduikt, komt dus vaak te laat voor een officieel antwoord; wie op tijd begint, kan die vraag nog stellen binnen de daarvoor bestemde ronde.

Waarom gelijke behandeling boven een telefoontje gaat

Dit volgt uit het beginsel van gelijke behandeling en transparantie zoals dat in de Aanbestedingswet 2012 is verankerd, en dat door PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden in de voorlichting aan inschrijvers wordt toegelicht: informatie die voor de een geldt, moet voor iedereen beschikbaar zijn. Dit is geen geschiktheidseis waarop een inschrijving kan afvallen, maar het raakt wel de zorgvuldigheid van het hele proces — een losse toezegging aan de telefoon staat niet vast en telt niet mee. Voor praktische onduidelijkheid over het platform zelf, los van de inhoud van de leidraad, ligt de route net iets anders: via welke platforms aanbestedingen in Nederland lopen en wat daar wel en niet automatisch werkt, is iets waar de helpdesk van het platform eerder over kan meedenken dan de aanbestedende dienst zelf.