mag ik indienen namens het bedrijf als ik zelf niet tekenbevoegd ben

Wie mag namens het bedrijf indienen op een aanbesteding

Indienen kan ook door iemand die zelf niet tekenbevoegd is, want het gaat er niet om wie op het platform op de knop drukt, maar om wie er ondertekent verklaart dat het bedrijf zich aan de inschrijving bindt. In de praktijk zijn dat vaak twee verschillende dingen: een medewerker of adviseur regelt de upload en de administratie op het platform, terwijl een statutair bestuurder of een gevolmachtigde het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA) en de eigen verklaring ondertekent. Zolang die ondertekening op orde is, maakt het voor de geldigheid van de inschrijving niet uit wie de bijlagen heeft ingeladen.

Waar het wél op aankomt, is dat de handtekening onder het UEA en onder andere verklaringen van iemand komt die daadwerkelijk bevoegd is het bedrijf te binden — dat is een geschiktheidseis, dus een knock-out: geen tekenbevoegdheid of geldige volmacht betekent dat de inschrijving alsnog kan sneuvelen, hoe goed de rest van het dossier ook is. Werkt iemand zonder tekenbevoegdheid mee aan het indienen, dan loont het te controleren of er een volmacht is opgesteld voor degene die wél tekent, en of die volmacht in het dossier zit. Twijfel over wat een specifieke leidraad hierover vraagt, hoort bij de aanbestedende dienst zelf: dat kan via de nota van inlichtingen, want alleen de dienst kan met zekerheid zeggen wat er in dit geval wordt verwacht. Ook praktisch is het onderscheid handig: het account waarmee wordt ingelogd op het platform is niet automatisch hetzelfde als de bevoegdheid om te tekenen, zie ook via welke platforms aanbestedingen in Nederland lopen voor hoe die accounts zijn ingericht.

Waarom uploaden en tekenen twee losse dingen zijn

De Aanbestedingswet 2012 regelt de eisen aan de inschrijving en aan de verklaringen die daarbij horen, maar platforms zoals TenderNed richten daarnaast hun eigen inlogproces in — bijvoorbeeld met eHerkenning, zie eHerkenning en TenderNed voor hoe dat werkt. Dat platformaccount bepaalt wie kan inloggen en uploaden; wie namens het bedrijf tekent op de inhoudelijke documenten is een aparte vraag, die bij twijfel het best aan de aanbestedende dienst wordt voorgelegd via de nota van inlichtingen. Zie voor de algemene voorlichting hierover ook TenderNed's handleiding voor ondernemers en PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden.