hoe lang moet een plan van aanpak zijn aanbesteding

De lengte staat niet in de wet, maar meestal wel in de leidraad

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen aantal pagina's of woorden voor een plan van aanpak voor. De lengte van een plan van aanpak is dus geen wettelijke eis, maar wordt per aanbesteding apart bepaald door de aanbestedende dienst zelf, in de leidraad of het bestek. Dat betekent ook dat er geen algemeen geldend antwoord is op "hoe lang moet het zijn" — het antwoord staat in het document dat bij die specifieke opdracht hoort, en nergens anders.

In de praktijk komt de lengte terug als tekenlimiet per gunningscriterium, als maximum aantal pagina's voor het hele plan, of soms helemaal niet als harde grens. Staat er een limiet in de leidraad, dan is dat meestal een harde grens: platforms als TenderNed knippen tekst af of een inkoper leest simpelweg niet verder dan het maximum. Hoe die tekenlimieten precies werken en wat er gebeurt als je erover heen gaat, staat uitgewerkt in wat er gebeurt als de tekenlimiet wordt overschreden. Is er geen harde limiet, dan is de vraag niet "hoeveel pagina's" maar "beantwoord ik de vraag volledig en scherp" — een plan van aanpak dat langer is dan nodig, scoort daar niet per se beter op. Wie merkt dat de eigen tekst structureel te lang uitvalt, vindt aanwijzingen voor wat te schrappen is in wat te doen bij een plan van aanpak dat te veel pagina's beslaat.

Belangrijker dan de lengte is vaak de vraag of het plan van aanpak inhoudelijk raakt aan een geschiktheidseis of aan een gunningscriterium. Een geschiktheidseis is een knock-out: wordt er bijvoorbeeld gevraagd om een minimale ervaring of een verplicht onderdeel te beschrijven en ontbreekt dat, dan valt de inschrijving af, ongeacht de lengte of kwaliteit van de rest. Een gunningscriterium werkt anders: daar wordt op gescoord, en een wat mager onderdeel kan gecompenseerd worden door een sterk ander onderdeel. Hoe dat schrijven op gunningscriteria in de praktijk werkt, staat in hoe beantwoord ik gunningscriteria in een aanbesteding.

Waar dit in de leidraad en niet in de wet staat

Dit volgt uit het feit dat de Aanbestedingswet 2012 de procedure, de drempels en de rechtsbescherming regelt, maar de inhoudelijke vormgeving van het plan van aanpak overlaat aan de aanbestedende dienst per opdracht; PIANOo, als voorlichtingspunt over aanbesteden, bevestigt dat de invulling van gunningscriteria en de bijbehorende eisen per aanbesteding verschillen en dus in de leidraad zelf moeten worden opgezocht.