kan ik de feedback op een afwijzing gebruiken voor mijn volgende inschrijving

Feedback op een afwijzing mag je gewoon gebruiken

Ja, de feedback die bij een afwijzing wordt gegeven, mag zonder enige beperking gebruikt worden voor een volgende inschrijving. Er staat nergens een regel die dat verbiedt, en de motivering die een aanbestedende dienst geeft in de gunningsbeslissing is juist bedoeld om inschrijvers te laten zien waar hun aanbieding sterker of zwakker was dan die van de winnaar. Dat is precies de informatie waarmee een volgende inschrijving beter aansluit op wat een opdrachtgever daadwerkelijk beoordeelt.

Het slimste gebruik van die feedback begint met het uit elkaar houden van twee heel verschillende soorten opmerkingen. Sommige feedback gaat over een knock-out: een geschiktheidseis of een verplicht formulier dat niet op orde was, waardoor de inschrijving nooit inhoudelijk is beoordeeld. Dat is een ander probleem dan feedback op een gunningscriterium, waar een plan van aanpak of een prijs relatief zwakker scoorde dan de concurrentie maar wel meetelde in de vergelijking. Bij het eerste type loont het om de eigen documentatie en bewijsvoering op orde te brengen vóór de volgende deadline; bij het tweede type gaat het meer om de manier waarop een aanpak wordt beschreven en onderbouwd. Wat er precies in zo'n motivering staat en hoe die is opgebouwd, wordt behandeld in wat er in een gunningsbeslissing staat. Wie na het lezen van de motivering nog vragen heeft over de onderbouwing, kan die kwijt in de reactietermijn die bij een afwijzing hoort, en voor wie liever eerst zelf orde op zaken stelt is er een overzicht van wat te doen na een verloren aanbesteding. Ook een gesprek aanvragen om de uitkomst beter te begrijpen is een gangbare route, verder uitgewerkt in hoe een lerend gesprek na verlies aan te vragen.

Waar dit uit blijkt

De Aanbestedingswet 2012 regelt de motiveringsplicht bij een gunningsbeslissing, en die motivering is openbare informatie voor de betrokken inschrijver zelf; niets in die wet beperkt het hergebruik van die eigen feedback voor een volgende inschrijving. PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden wijst er in zijn voorlichting op dat evaluatie en leren van eerdere inschrijvingen onderdeel is van een gezonde aanbestedingspraktijk, al is dat voorlichting en geen wettekst. Zie ook welke leerpunten uit een verlies te gebruiken zijn voor een verdere uitwerking van dit onderwerp.