mogen we al beginnen met voorbereiden terwijl de stand-still periode nog loopt

Voorbereiden mag, uitvoeren nog niet

Ja, in de stand-still periode mag er gewoon voorbereid worden, ook door de partij die de opdracht nog niet definitief heeft. Wat niet mag is het daadwerkelijk sluiten van het contract: de aanbestedende dienst wacht met ondertekenen tot de stand-still periode voorbij is, juist om andere inschrijvers de kans te geven om te reageren op de gunningsbeslissing voordat er iets onomkeerbaars gebeurt. Dat betekent dat er in de tussentijd wel gepland, ingekocht of intern voorbereid kan worden, maar dat de opdracht zelf nog niet mag starten en het contract nog niet getekend is.

Voor een MKB'er die de melding binnenkrijgt dat hij (voorlopig) gewonnen heeft, is dit een spannende periode: de verleiding om al personeel vrij te maken, materiaal te bestellen of afspraken met onderaannemers te bevestigen is groot. Dat kan, zolang het bij voorbereiden blijft en er geen verplichtingen worden aangegaan die afhangen van een gunning die nog niet definitief is. Wat er precies in de gunningsbeslissing staat en waarom, wordt uitgelegd op de pagina over wat er in een gunningsbeslissing staat. En voor wie zich afvraagt hoeveel tijd concurrenten hebben om alsnog bezwaar te maken, staat dat toegelicht op de pagina over hoe lang er tijd is om bezwaar te maken tegen een gunningsbeslissing.

Waarom er niet meteen getekend wordt

Dit volgt uit de opzet van de Aanbestedingswet 2012, die voorschrijft dat een aanbestedende dienst een periode aanhoudt tussen de gunningsbeslissing en het sluiten van de overeenkomst. Het doel daarvan is dat afgewezen inschrijvers de gunningsbeslissing kunnen laten toetsen voordat het contract een feit is — zodra er getekend is, is dat namelijk niet zomaar terug te draaien. PIANOo (het Expertisecentrum Aanbesteden) licht deze stand-still periode toe in zijn voorlichting over het aanbestedingsproces, als praktische uitleg naast de wettekst zelf. Wat er niet uit deze bronnen volgt, is een uitspraak over of een specifieke voorbereidingshandeling in een individueel geval wel of niet verstandig is — dat verschilt per opdracht en hoort bij de nota van inlichtingen of de eigen inschatting van de ondernemer.