het contract dat ze sturen wijkt af van onze inschrijving mag dat zomaar

Mag het contract afwijken van de inschrijving

Nee, in de meeste gevallen mag dat niet zomaar, en het uitgangspunt is dat het contract een uitwerking is van de inschrijving en de aanbestedingsstukken, niet een nieuwe onderhandeling. De aanbestedende dienst heeft de opdracht gegund op basis van wat er in de leidraad stond gevraagd en wat de ondernemer daarop heeft aangeboden; het contract dat daarna volgt hoort dat vast te leggen, niet te verbouwen. Een afwijking die de kern van wat is aangeboden verandert — een ander product, een andere dienst, andere voorwaarden die van invloed zijn geweest op wie de opdracht kreeg — past niet zomaar in het proces dat aan de gunning voorafging.

Toch is niet elke wijziging hetzelfde. Een verschil tussen tekstuele afronding en een inhoudelijke wijziging van wat er is aangeboden is groot: het eerste is meestal een kwestie van het contract laten kloppen met wat er al is afgesproken, het tweede raakt aan de vraag of de opdracht nog wel is gegund op basis van wat er werkelijk gaat gebeuren. Bij twijfel over een concept-contract dat afwijkt van de inschrijving is de nota van inlichtingen niet meer beschikbaar omdat die fase al voorbij is, maar navraag bij de aanbestedende dienst zelf ligt voor de hand — die kan uitleggen waarom een bepaling anders is geformuleerd dan verwacht. Dit speelt vaak in de periode waarin het contract nog niet is getekend na de gunning; wat daarin normaal is en wat niet, staat beschreven op de pagina over wat er gebeurt als de gunning er is maar het contract nog niet getekend. Ook de vraag hoeveel tijd er precies tussen gunning en tekenen zit, is relevant om te kunnen beoordelen of een afwijking op dat moment nog normaal overleg is of iets anders: zie de tijdlijn tussen gunning en contract.

Waar dit uit volgt: aanbesteding als eerlijk proces

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure van aankondiging tot gunning, met als achterliggend principe dat alle inschrijvers op gelijke voorwaarden meedingen naar dezelfde opdracht; een contract dat afwijkt van wat is aangeboden en beoordeeld, raakt aan dat gelijkheidsbeginsel, ook al werkt de wet dit niet uit als een apart artikel over "het contract na gunning". PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover voorlichting vanuit de praktijk, maar is zelf geen wetgever — voor de precieze uitleg van een concept-contract dat van de inschrijving afwijkt, is de aanbestedende dienst de partij die het antwoord heeft, niet een richtsnoer of een kennisbank.