referentieproject in mijn profiel wijzigen nadat ik het al gebruikt heb

Een referentieproject aanpassen kan altijd, alleen niet met terugwerkende kracht

Een referentieproject in het bedrijfsprofiel is een tekst die de klant zelf beheert, dus die mag op elk moment gewijzigd worden: een andere omschrijving, een geactualiseerd bedrag, een extra referentie erbij. Dat raakt op zichzelf geen aanbesteding, want het profiel is een werkruimte, geen ingediend document.

Waar het om gaat is wat er al is ingeleverd. Zodra een referentieproject is gebruikt in een lopende of afgeronde inschrijving — bijvoorbeeld als bewijs bij een geschiktheidseis over ervaring — dan staat die versie vast in het dossier van die aanbesteding. Een latere wijziging in het profiel werkt niet terug naar dat ingediende document; dat blijft zoals het was op het moment van indienen. Wie de referentie dus aanpast omdat er iets veranderd is, doet dat voor toekomstig gebruik, niet om iets recht te zetten in een aanbesteding die al loopt. Twijfel over of een aanpassing invloed heeft op een lopend traject is iets voor de nota van inlichtingen van die specifieke aanbesteding, want alleen de aanbestedende dienst kan daar iets over zeggen.

Referentie-eisen zijn meestal een knock-out, geen gunningscriterium

Of een referentieproject een geschiktheidseis of een gunningscriterium is, verschilt per aanbesteding en staat in de leidraad zelf — de Aanbestedingswet 2012 schrijft dat vormvrij voor, aanbestedende diensten richten het zelf in. Vaak wordt een minimumeis aan ervaring (bijvoorbeeld een vergelijkbaar project in een bepaalde periode) als geschiktheidseis gesteld: die is een knock-out, en het niet halen ervan leidt tot afvallen zonder compensatiemogelijkheid elders. Kwaliteit van referenties kan ook als gunningscriterium terugkomen, waarbij zwakke punten wél goedgemaakt kunnen worden door sterke punten op een ander criterium. PIANOo, het kennispunt voor aanbesteden, geeft algemene voorlichting over hoe geschiktheidseisen en gunningscriteria in de praktijk worden opgesteld, maar de precieze indeling staat altijd in de leidraad van de aanbesteding zelf. Wie twijfelt of een referentie aan de gestelde eis voldoet — ook als die referentie uit het buitenland komt of onder een geheimhoudingsverklaring valt — kan dat nalezen bij een project dat in het buitenland is uitgevoerd als referentie of bij een referentieproject met een NDA, en voor de onderliggende bewijsstukken bij welke verklaringen een aanbesteder vraagt.