Hoe lang is een KvK-uittreksel geldig bij een aanbesteding?

Geen vaste geldigheidstermijn in de wet, wel in de leidraad

Er staat geen vaste geldigheidstermijn voor een KvK-uittreksel in de Aanbestedingswet 2012 zelf. De wet regelt dát een aanbestedende dienst mag vragen om bewijs van inschrijving in het handelsregister, maar niet hoe oud dat bewijsstuk maximaal mag zijn. Die keuze ligt bij de aanbestedende dienst, en die legt hij vast in de aanbestedingsleidraad of in de eisen op het platform (TenderNed, Mercell, CTM of Aanbestedingskalender). In de praktijk wordt vaak gevraagd om een uittreksel dat "niet ouder dan" een bepaalde periode is, maar welke periode dat is, verschilt per opdracht en per instantie — dat is geen landelijke norm.

Belangrijker dan de exacte termijn is wat voor soort eis dit is: het overleggen van een geldig KvK-uittreksel is normaal gesproken een geschiktheidseis, en dat betekent een knock-out. Is het uittreksel te oud op het moment van indienen, dan is er geen ruimte om dat te compenseren met een sterk plan van aanpak of een lage prijs — de inschrijving valt op dit punt af, ongeacht de rest. Dat is precies waarom een documentkluis met geldigheidsbewaking nuttig is: die signaleert wanneer een uittreksel of ander bewijsstuk verloopt, zodat het probleem zich niet pas op de indieningsdag openbaart. Staat de gevraagde termijn niet duidelijk in de leidraad, dan is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat na te vragen bij de aanbestedende dienst zelf.

Waar dit op stoelt: de wet regelt de eis, niet de datum

De Aanbestedingswet 2012 geeft het kader voor de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen waarmee een KvK-uittreksel wordt opgevraagd, maar laat de concrete actualiteitseis aan de aanbestedende dienst. PIANOo, als voorlichtend kennispunt over aanbesteden, bevestigt dat de invulling van dit soort eisen per aanbesteding verschilt en dat de aanbestedingsstukken daarin leidend zijn. Voor een concreet antwoord over een specifieke opdracht is dus niet de wet, maar de leidraad — en bij twijfel de nota van inlichtingen — de bron om te raadplegen.