Welke verklaringen vraagt een aanbesteder?

Eerst een eigen verklaring, bewijs pas bij gunning

Een aanbesteder vraagt bij de inschrijving zelf meestal geen dikke stapel losse verklaringen, maar één verzamelformulier: het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, afgekort UEA. Daarin verklaart de inschrijver op zijn eigen naam dat hij voldoet aan de uitsluitingsgronden (geen faillissement, geen fraude, belastingen op orde) en aan de geschiktheidseisen die voor die opdracht gelden, zoals een minimale omzet, ervaring met vergelijkbare projecten of het hebben van bepaalde beroepsbevoegdheden. Dit zijn knock-outeisen: wie op papier niet aan een geschiktheidseis voldoet, valt af, ongeacht hoe sterk de rest van de inschrijving is. Bij opdrachten onder de Europese drempel, die vaak per e-mail lopen met een uitnodiging aan een beperkt aantal partijen, wordt vaak met een eenvoudigere eigen verklaring gewerkt in plaats van het volledige UEA.

Het bewijs dat de verklaring klopt, hoeft in de meeste gevallen pas later op tafel. Alleen de partij die als beste uit de bus komt en de opdracht voorlopig gegund krijgt, moet de echte bewijsstukken aanleveren: een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een verklaring van de Belastingdienst, referentieverklaringen van eerdere opdrachtgevers, of bewijs van een specifiek certificaat. Dat scheelt werk voor iedereen die niet wint. Let op het verschil met referenties die als gunningscriterium worden gebruikt: die worden beoordeeld en gewogen, en een minder sterke referentie kost dan punten maar geen uitsluiting, terwijl een referentie die als geschiktheidseis is gesteld een knock-out is.

Waarom het UEA de norm is: Aanbestedingswet 2012

Deze werkwijze met een eigen verklaring vooraf en bewijsstukken pas bij (voorgenomen) gunning is de standaardpraktijk onder de Aanbestedingswet 2012, die de Europese aanbestedingsregels in Nederlandse wetgeving heeft omgezet. PIANOo, het expertisecentrum voor aanbesteden, licht deze indeling in eigen verklaring en bewijsmiddelen toe in zijn voorlichting voor zowel inkopers als inschrijvers. Welke concrete documenten in een specifieke aanbesteding worden gevraagd en via welk veld op het platform ze moeten worden geüpload, staat in de leidraad van die aanbesteding zelf; dat is de inrichting van de aanbestedende dienst en het platform, niet een vaste wettelijke lijst.