mag ik een project dat we in het buitenland deden als referentie gebruiken

Ja, een buitenlands project mag meestal als referentie

Een referentieproject dat in het buitenland is uitgevoerd, mag in principe gewoon worden gebruikt om aan te tonen dat een bedrijf ervaring heeft met een bepaald type opdracht. De Aanbestedingswet 2012 schrijft niet voor dat een referentie in Nederland moet zijn uitgevoerd — waar het om gaat is of het project aantoont dat het bedrijf geschikt is voor de opdracht waarop wordt ingeschreven. Een vergelijkbaar project in Duitsland, België of verder weg telt op dat punt net zo goed mee als een project om de hoek.

Waar het wél om draait, is wat de aanbestedende dienst in de leidraad vraagt als referentie-eis. Vaak staat er iets als "een vergelijkbare opdracht qua aard en omvang, uitgevoerd in de afgelopen drie jaar" — en daar zit geen landsgrens in, wel eisen aan de inhoud en de omvang van het project. Wordt de referentie-eis gebruikt als geschiktheidseis, dan is het een knock-out: voldoet het aangeleverde project niet aan wat er wordt gevraagd, dan valt de inschrijver af op dat onderdeel, hoe goed de rest van het dossier ook is. Staat de referentie juist als onderdeel van een gunningscriterium (bijvoorbeeld ter onderbouwing van een plan van aanpak), dan is het geen afvaller maar iets waarop wordt gescoord — een minder sterke referentie kan dan gecompenseerd worden door een sterk verhaal elders. Twijfel over de precieze formulering van een referentie-eis in een specifieke leidraad hoort bij de nota van inlichtingen, want de aanbestedende dienst is de enige die daar een bindend antwoord op geeft.

Wat de wet wél en niet regelt over referenties

De Aanbestedingswet 2012 regelt de geschiktheidseisen die een aanbestedende dienst mag stellen, maar schrijft geen nationaliteitseis voor aan referentieprojecten — de leidraad van de specifieke aanbesteding bepaalt de inhoudelijke eisen (aard, omvang, periode) waaraan een referentie moet voldoen. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, geeft hierover voorlichting maar is geen wet; voor de exacte formulering van een referentie-eis blijft de leidraad zelf en de nota van inlichtingen de bron. Wie twijfelt of een referentie precies past bij wat er gevraagd wordt, kan dat teruglezen bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding, en wie een referentie later nog wil aanpassen leest dat bij referentieproject wijzigen nadat het al gebruikt is.