mijn referentieproject valt onder een geheimhoudingsverklaring mag ik die toch gebruiken

Een geheime referentie mag je meestal wel noemen, alleen anders

Een geheimhoudingsverklaring verbiedt vrijwel altijd het delen van bedrijfsgevoelige details, niet het bestaan van het project zelf. In de praktijk kan de naam van de opdrachtgever, de aard van de opdracht en de periode waarin die liep meestal wel worden vermeld, terwijl cijfers, technische specificaties of interne documenten van de klant achter de geheimhouding blijven. Wat wel en niet mag, staat in de geheimhoudingsverklaring zelf: die is leidend, niet de aanbesteding.

Een referentie-eis is meestal een geschiktheidseis: een knock-out. Wordt er gevraagd om een referentieproject met bepaalde kenmerken, en die referentie is er, dan telt hij mee, ook als er geheimhouding op zit — zolang er genoeg over gezegd kan worden om aan de eis te voldoen. Levert de geheimhouding te weinig op om te bewijzen dat het project aan de eis voldoet (bijvoorbeeld omdat de omvang of aard niet genoemd mag worden), dan is de referentie in de praktijk niet bruikbaar voor die eis. Er is dan geen tussenweg: een referentie die niet aantoonbaar aan de eis voldoet, telt gewoon niet mee, hoe goed het project verder ook was. Bij twijfel over wat een specifieke aanbesteder precies vraagt te onderbouwen, is de nota van inlichtingen de plek om dat na te vragen. Hoe een referentieproject in het bedrijfsprofiel wordt vastgelegd en later eventueel wordt aangepast, staat overigens los van deze vraag — zie referentieproject in mijn profiel wijzigen nadat ik het al gebruikt heb.

Waar dit vandaan komt: de eis, niet de wet

De Aanbestedingswet 2012 schrijft niet voor hoe een referentie moet worden onderbouwd; dat bepaalt de aanbesteder per opdracht, terug te vinden in de leidraad en de bijbehorende geschiktheidseisen. Geheimhouding is een contractuele afspraak tussen de ondernemer en de vorige opdrachtgever, niet iets waarin de Aanbestedingswet 2012 voorziet of dat PIANOo regelt. Wat wél kan worden gedeeld hangt dus af van de tekst van de geheimhoudingsverklaring zelf en van wat de aanbesteder concreet vraagt aan te tonen — twee documenten die naast elkaar gelegd moeten worden, niet de wet erbij. Speelt hetzelfde probleem bij een referentie die in het buitenland is uitgevoerd, dan gelden daar weer andere aandachtspunten, zie mag ik een project dat we in het buitenland deden als referentie gebruiken.