moet ik dezelfde koppen en volgorde gebruiken als in de leidraad staat

Structuur van de leidraad overnemen is meestal de veiligste keuze

De meeste beoordelaars lezen een inschrijving met de leidraad naast zich, en vergelijken punt voor punt of alles is beantwoord. Gebruik je dezelfde koppen en dezelfde volgorde, dan kan de beoordelaar meteen zien waar elk antwoord staat. Wijk je af, dan moet diegene zelf op zoek naar welk stuk tekst bij welke eis of welk gunningscriterium hoort — en dat is precies het soort irritatie dat een beoordelaar niet mag hebben, maar in de praktijk toch meeweegt in hoe overtuigend een stuk overkomt.

Dit is overigens geen kwestie van afvallen of niet: de koppen en volgorde zelf zijn zelden een knock-outeis. Het is een kwestie van punten scoren op de inhoud die eronder staat, en die inhoud is beter te beoordelen als de structuur herkenbaar is. Bij het schrijven op gunningscriteria betekent dit meestal: dezelfde kopjes als de leidraad, met daaronder de tekst die op dat specifieke criterium ingaat. Let wel op het verschil tussen de kop overnemen en de letterlijke tekst van het criterium herhalen — dat laatste is een aparte vraag, die apart wordt behandeld in het stuk over of een gunningscriterium letterlijk terug moet komen. Wie de koppen van de leidraad negeert en een eigen indeling kiest, loopt vooral het risico dat een eis over het hoofd wordt gezien — niet omdat die niet is beantwoord, maar omdat niemand kan vinden waar.

Geen wettelijke vormvereiste, wel praktijkgewoonte

De Aanbestedingswet 2012 schrijft geen kopjesstructuur voor een plan van aanpak of een inschrijving voor; die wet regelt de procedure, niet de lay-out van het antwoord. De gewoonte om de indeling van de leidraad te volgen komt uit de praktijk van beoordelen, zoals die ook terugkomt in de voorlichting van PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden. Bij twijfel over hoe strikt een specifieke leidraad dit voorschrijft, is de nota van inlichtingen de plek om het na te vragen bij de aanbestedende dienst zelf.