moet ik in mijn plan van aanpak beschrijven hoe ik samenwerk met de opdrachtgever

Samenwerking komt vaak terug als gunningscriterium

In veel aanbestedingen wordt gevraagd hoe een inschrijver de samenwerking met de opdrachtgever aanpakt: communicatielijnen, overlegmomenten, hoe wordt omgegaan met wijzigingen of tegenvallers tijdens de uitvoering. Dat gebeurt meestal niet als losse eis, maar als onderdeel van het plan van aanpak — en dan is het een gunningscriterium: iets waar punten op te scoren zijn, niet iets waar een inschrijving op afvalt als het ontbreekt of zwak is uitgewerkt. Staat samenwerking niet met zoveel woorden in de leidraad genoemd, dan is er ook geen verplichting om er apart een paragraaf aan te wijden.

Of en hoe uitgebreid dit onderdeel moet terugkomen, staat in de leidraad zelf: bij het gunningscriterium waarop wordt gescoord, of in de toelichting daarop. Sommige aanbestedingen vragen expliciet naar de rol van de opdrachtgever in het project en hoe de inschrijver daar invulling aan geeft; andere laten dit onderwerp helemaal buiten beschouwing. Wie twijfelt of het verwacht wordt, kan dat het beste teruglezen in de tekst van het gunningscriterium zelf — en bij onduidelijkheid is de nota van inlichtingen de plek om dat aan de aanbestedende dienst voor te leggen, niet iets om zelf te veronderstellen. Voor de opbouw van de tekst rond zo'n criterium helpt het om te kijken naar hoe gunningscriteria in een aanbesteding worden beantwoord, en naar de vraag of een gunningscriterium letterlijk terug moet komen in de tekst.

Onderscheid tussen eis en criterium is leidend

De Aanbestedingswet 2012 maakt zelf het onderscheid tussen geschiktheidseisen (knock-outs) en gunningscriteria (waar op wordt gescoord), maar schrijft niet voor welke onderwerpen een aanbestedende dienst in een gunningscriterium mag opnemen — dat is aan de dienst die de leidraad opstelt. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover voorlichting maar is geen wettekst. Voor de vraag of samenwerking met de opdrachtgever moet worden beschreven, is dus steeds de concrete leidraad de bron, niet een algemene regel. Bij het opbouwen van dat onderdeel van het plan van aanpak is het overzicht van hoe een plan van aanpak voor een aanbesteding wordt opgebouwd een goed startpunt.