kunnen we met twee mensen tekst aanleveren voor hetzelfde plan van aanpak

Meerdere collega's kunnen samen aan één plan van aanpak schrijven

Ja, dat kan: er staat nergens een regel die voorschrijft dat één persoon de tekst van het plan van aanpak moet opstellen. Een aanbestedende dienst beoordeelt het eindresultaat — de tekst die uiteindelijk wordt ingediend — en niet wie welk stuk heeft getypt. Twee collega's die allebei een deel aanleveren, bijvoorbeeld de één de technische aanpak en de ander de kwaliteitsborging, is in de praktijk heel gewoon, zeker bij MKB-bedrijven waar kennis over een opdracht vaak over meerdere hoofden verdeeld is.

Waar wel op gelet mag worden, is de samenhang van de tekst. Een plan van aanpak wordt beoordeeld op de gunningscriteria die de aanbestedende dienst heeft opgesteld, en die beoordeling gaat over hoe overtuigend en samenhangend het geheel overkomt — niet over hoeveel auteurs eraan gewerkt hebben. Tekst die uit twee losse stukken bestaat met een andere toon, andere terminologie of een andere volgorde van redeneren, leest voor een beoordelaar al snel rommelig aan, ook al klopt de inhoud. Wie met meerdere mensen schrijft, doet er daarom goed aan om vooraf af te spreken hoe de tekst wordt afgestemd op de gunningscriteria en om achteraf één persoon de puzzel te laten samenvoegen tot lopende tekst. Dat voorkomt ook dat namen, aantallen of toezeggingen tussen de twee stukken tegenstrijdig zijn — iets waar een beoordelaar wél op let.

Dit onderwerp raakt geen geschiktheidseis: het plan van aanpak is een gunningscriterium, geen knock-out. Er valt dus niets "af" door met meerdere mensen te schrijven — in het slechtste geval verliest de tekst punten op samenhang, wat te herstellen is met een goede eindredactie. Wie met meerdere collega's aan verschillende stukken werkt, loopt overigens sneller tegen de tekenlimiet aan doordat ieder stuk voor zich al compleet wil zijn — daar is bij het samenvoegen apart op te letten.

Waar dit uit volgt: geen vormvoorschrift in de wet

De Aanbestedingswet 2012 stelt eisen aan de procedure — hoe een aanbestedende dienst moet aankondigen, beoordelen en gunnen — maar schrijft niets voor over wie bij de inschrijver de tekst van een plan van aanpak mag opstellen. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, bevestigt in zijn voorlichting dat de inhoud en kwaliteit van de inschrijving bepalend zijn voor de beoordeling, niet het opstellingsproces erachter. Voor de precieze eisen aan een concreet plan van aanpak — omvang, vorm, onderdelen — geldt de leidraad van de aanbesteding zelf als bron; bij onduidelijkheid daarover is de nota van inlichtingen de plek om de aanbestedende dienst rechtstreeks te vragen.