mag ik zelf extra kopjes toevoegen aan mijn plan van aanpak

Zelf gekozen koppen zijn meestal toegestaan, tenzij de leidraad een vaste indeling voorschrijft

In de meeste aanbestedingen mag je zelf koppen en deelvragen toevoegen aan je plan van aanpak, zolang je de structuur die de aanbestedende dienst vraagt intact laat. Vraagt de leidraad om een antwoord op drie gunningscriteria, dan is het toegestaan om daaronder eigen subkopjes te zetten — bijvoorbeeld "aanpak", "risico's" en "planning" per criterium — zolang voor de lezer duidelijk blijft welk stuk tekst bij welk criterium hoort. Extra koppen zijn dus een hulpmiddel voor de leesbaarheid, geen probleem op zichzelf.

Waar het wél mis kan gaan, is wanneer eigen koppen de gevraagde structuur vervangen in plaats van aanvullen, of wanneer ze zoveel ruimte innemen dat de kern van het antwoord verdwijnt. Een beoordelaar leest een stapel inschrijvingen achter elkaar en waardeert het als de koppen aansluiten op de gunningscriteria die beantwoord moeten worden — niet op een eigen indeling die daar los van staat. Sommige aanbestedende diensten schrijven een dwingend format voor, tot en met de volgorde van paragrafen; dat staat dan in de leidraad of het bijbehorende formulier, en dat volgen is op dat moment geen gunningscriterium meer maar een geschiktheidseis: een vast format negeren kan er in het ongunstigste geval voor zorgen dat de inschrijving niet aan de vormvereisten voldoet. Let bovendien op de tekenlimiet per vraag: veel extra koppen met korte teksten erin tellen vaak nog steeds mee voor die limiet.

Vrije indeling is de norm, tenzij het aanbestedingsdocument iets anders voorschrijft

De Aanbestedingswet 2012 regelt de manier waarop een aanbestedende dienst mag beoordelen en welke eisen en criteria gesteld mogen worden, maar zij schrijft niets voor over de lay-out van een plan van aanpak — dat is aan de aanbestedende dienst zelf, terug te vinden in de leidraad of het inschrijfformulier van die specifieke procedure. PIANOo wijst er in haar voorlichting op dat de indeling van de vraagstelling in de praktijk vaak leidend is voor de indeling van het antwoord, juist omdat dat de beoordelaar helpt. Bij twijfel over een voorgeschreven structuur is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat na te vragen bij de aanbestedende dienst zelf. Wie meerdere aanbestedingen naast elkaar aan het invullen is, kan trouwens ook nagaan hoe dat werkt als je meerdere aanbestedingen tegelijk in behandeling hebt, want elk document hanteert zijn eigen indeling.