moet ik in mijn plan van aanpak dezelfde woorden gebruiken als in de leidraad staan

De woorden van de leidraad werken als zoektermen voor de beoordelaar

De woorden uit de leidraad overnemen is in de meeste gevallen verstandiger dan een eigen vaktaal te gebruiken. Een beoordelaar die tien of twintig inschrijvingen naast elkaar legt, zoekt naar de terugkeer van de begrippen die in het gunningscriterium staan. Noemt de leidraad "beschikbaarheid bij uitval van personeel" en schrijft een inschrijver over "continuïteitswaarborging in de bemensing", dan moet de beoordelaar zelf de vertaling maken — en dat risico hoort niet bij hem te liggen, maar bij de inschrijver die de tekst schrijft. Hoe letterlijk dat overnemen moet zijn, en waar eigen formulering juist meerwaarde heeft, staat uitgewerkt op de pagina over of een gunningscriterium letterlijk terug moet komen in de tekst.

Dat betekent niet dat een plan van aanpak een kopie van de leidraad moet worden. De leidraad geeft de kapstok — de kop van elke paragraaf mag gerust de formulering van het gunningscriterium volgen — maar de inhoud daaronder is waar de eigen werkwijze, aanpak en ervaring naar voren komen. Wie alleen de woorden van de leidraad herhaalt zonder concreet te worden, scoort doorgaans niet beter dan wie eigen taal gebruikt zonder aansluiting. Beide moeten samenkomen: herkenbare terminologie, gevuld met een eigen, specifieke aanpak. Hoe dat opbouwen in de praktijk werkt, staat beschreven op de pagina over het schrijven van een plan van aanpak voor een aanbesteding.

Dit raakt de gunning, niet de toelating

Dit onderwerp speelt zich af binnen de gunningscriteria — het is geen knock-outeis. Er is geen geschiktheidseis die voorschrijft dat een bepaald woord letterlijk moet terugkomen; wie afwijkt van de terminologie van de leidraad valt daardoor niet automatisch af. Het gaat om punten: een beoordelaar die de aansluiting bij de gestelde criteria niet direct herkent, waardeert een tekst mogelijk lager, terwijl diezelfde inhoud met de juiste woorden hoger had kunnen scoren. Dat verschil tussen afvallen en punten verliezen is precies waarom woordkeuze hier geen bijzaak is, ook al staat er nergens in de Aanbestedingswet 2012 een regel over. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, benadrukt in zijn voorlichting dat aansluiten bij de gevraagde criteria bepalend is voor de beoordeling — een praktisch punt, niet een wettelijke verplichting, maar met directe invloed op de score.