moet ik concrete cijfers of kpi's noemen in mijn plan van aanpak

Cijfers maken een plan van aanpak concreter, geen vereiste

In de meeste gevallen helpt het om concrete cijfers en kpi's te noemen in een plan van aanpak, maar een verplichting is het meestal niet — tenzij de leidraad zelf erom vraagt. Een plan van aanpak wordt beoordeeld op een gunningscriterium: de inkoper leest hoe overtuigend, concreet en toepasbaar de aanpak is, en cijfers zijn daarbij een middel om dat aan te tonen. "Wij monitoren de doorlooptijd en sturen bij zodra deze boven de 5 dagen komt" leest sterker dan "wij monitoren de doorlooptijd nauwlettend", simpelweg omdat het eerste laat zien dat er echt over is nagedacht.

Belangrijk is wel dat dit een gunningscriterium raakt en geen knock-out. Wie geen kpi noemt, valt niet af; de inschrijving wordt dan gewoon lager gewaardeerd op dat onderdeel als de concurrentie het wél concreet maakt. Dat is een ander mechanisme dan een geschiktheidseis, waar het ontbreken van iets — een certificaat, een omzetcijfer, een referentie — meteen tot uitsluiting kan leiden. Verzin overigens geen kpi's die niet kloppen met de praktijk: een cijfer dat niet haalbaar is, valt op als de opdracht eenmaal loopt. Hoe zo'n cijfer of norm precies wordt ingebed in de tekst, hangt samen met hoe het gunningscriterium zelf is beantwoord; zie hoe gunningscriteria in een aanbesteding worden beantwoord en hoe een plan van aanpak wordt opgebouwd voor de opbouw daarvan.

Waar dit uit blijkt: gunningscriteria versus geschiktheidseisen

De Aanbestedingswet 2012 maakt onderscheid tussen geschiktheidseisen — de knock-outs waaraan een inschrijver moet voldoen om mee te mogen doen — en gunningscriteria, waarop een inschrijving wordt vergeleken en gewaardeerd. Een cijfer of kpi in een plan van aanpak hoort bij dat laatste: het is invulling van een gunningscriterium, niet een eis waaraan voldaan moet worden om niet uitgesloten te worden. Wat er precies wordt gevraagd en gewaardeerd, staat steeds in de leidraad en het beoordelingskader van de specifieke aanbesteding zelf; PIANOo geeft als kennispunt algemene voorlichting over hoe gunningscriteria doorgaans zijn opgebouwd, maar schrijft niets voor over de inhoud van één concreet plan van aanpak.