mag ik afwijken van de gevraagde aanpak en iets anders voorstellen

Een alternatief mag, maar niet in plaats van wat er gevraagd wordt

Een eigen aanpak voorstellen mag meestal wel, maar dan als aanvulling op de gevraagde aanpak, niet als vervanging ervan. De leidraad van een aanbesteding beschrijft vaak vrij precies wat de aanbestedende dienst wil zien in het plan van aanpak: welke onderwerpen aan de orde komen, en soms ook hoe die beoordeeld worden. Wie daarvan afwijkt omdat hij het zelf slimmer heeft opgelost, loopt het risico dat de beoordelaar zijn antwoord niet kan plaatsen op het gunningscriterium waar het bij moet horen. Geen antwoord op de gestelde vraag betekent meestal geen punten op dat onderdeel, ook al is het voorstel op zichzelf goed.

Het onderscheid dat hier telt, is dat tussen een knock-out en een gunningscriterium. Staat de gevraagde aanpak beschreven als eis waaraan voldaan moet worden — bijvoorbeeld een verplichte werkwijze rond veiligheid of een verplicht aantal aanwezige personen — dan is afwijken riskant: dat kan leiden tot uitsluiting, zonder dat een sterk alternatief elders dat compenseert. Staat de gevraagde aanpak beschreven als iets waarop beoordeeld wordt, met ruimte voor eigen invulling, dan is een alternatief juist vaak welkom: dat is precies waar onderscheidend vermogen zit. De leidraad zelf maakt dit onderscheid, en het loont om bij twijfel goed te lezen of een passage een eis is of een uitnodiging tot een eigen invulling. Hoe schrijf ik een plan van aanpak voor een aanbesteding? gaat verder in op hoe die opbouw meestal werkt, en moet ik gunningscriterium letterlijk terug laten komen in tekst legt uit waarom een antwoord traceerbaar moet blijven naar de vraag, ook als de invulling eigen is.

Blijft er onzekerheid over of een specifiek onderdeel in een concrete leidraad een eis is die geen ruimte laat, of een criterium dat juist om een eigen invulling vraagt, dan is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat te laten bevestigen door de aanbestedende dienst zelf.

Waarom dit uit de leidraad volgt, niet uit de wet

De Aanbestedingswet 2012 schrijft niet voor hoe een plan van aanpak inhoudelijk ingericht moet worden; dat is aan de aanbestedende dienst, die dit per opdracht vastlegt in de leidraad en de bijbehorende gunningscriteria. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat de vrije ruimte binnen een gunningscriterium en de gebonden ruimte binnen een geschiktheidseis wezenlijk verschillende dingen zijn, en dat de leidraad van de aanbestedende dienst dat onderscheid per opdracht bepaalt. Wat daar precies staat, verschilt van aanbesteding tot aanbesteding.