leidraad en bijlage spreken elkaar tegen aanbesteding

Wat zwaarder telt bij tegenstrijdigheden

In de meeste aanbestedingen is de leidraad (het aanbestedingsdocument zelf) leidend, en zijn bijlagen daarop een aanvulling of uitwerking. Maar dat is geen vast wettelijk voorschrift met een vaste rangorde die overal hetzelfde uitpakt — het hangt af van wat de aanbestedende dienst in de leidraad zélf heeft opgenomen over de volgorde tussen de documenten. Sommige leidraden bevatten expliciet een bepaling als "bij strijdigheid gaat de leidraad voor de bijlagen", andere zwijgen daarover volledig. Zonder zo'n bepaling is er geen automatische winnaar, en is de tegenstrijdigheid gewoon een onduidelijkheid in de aanbestedingsstukken.

Het belangrijkste is niet wie er "gelijk" heeft, maar wat je ermee doet: zelf kiezen welke tekst je volgt is een risico, want je weet niet welke uitleg de aanbestedende dienst voor ogen had. De aangewezen weg is de tegenstrijdigheid melden via de nota van inlichtingen — de vragenronde die bij bijna elke aanbesteding hoort. Dat is het moment waarop de aanbestedende dienst zelf verduidelijkt welke tekst geldt, en die verduidelijking wordt daarna onderdeel van de aanbestedingsstukken en geldt voor iedere inschrijver gelijk. Wie de leidraad zelf nog niet goed heeft doorgewerkt, vindt in hoe ik een aanbestedingsleidraad lees een aanpak om de stukken systematisch langs te gaan, zodat tegenstrijdigheden als deze eerder opvallen dan pas bij het invullen van het laatste formulier.

Of een tegenstrijdigheid een geschiktheidseis raakt of een gunningscriterium, maakt daarbij nogal verschil. Gaat het om een knock-outeis — iets waar je aan móet voldoen om mee te mogen doen — dan is helderheid over de juiste lezing cruciaal, want een verkeerde aanname kan uitsluiting betekenen. Gaat het om een gunningscriterium, dan is het vooral een kwestie van je plan van aanpak op de juiste tekst afstemmen. Het verschil tussen die twee staat uitgelegd op het verschil tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria.

Waarom de nota van inlichtingen de aangewezen route is

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond aanbesteden, maar schrijft geen algemene voorrangsregel voor tussen leidraad en bijlage voor het geval de aanbestedende dienst daar zelf niets over heeft vastgelegd; PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden wijst de nota van inlichtingen aan als het gebruikelijke kanaal waarlangs onduidelijkheden en tegenstrijdigheden in aanbestedingsstukken tijdens de procedure worden opgehelderd.