Wat is een meervoudig onderhandse aanbesteding?

Drie tot vijf partijen uitnodigen per e-mail

Een meervoudig onderhandse aanbesteding is een inkooptraject onder de Europese drempel waarbij een overheidsinstantie niet de hele markt uitnodigt, maar zelf een handjevol bedrijven benadert om een offerte uit te brengen. In de praktijk gaat het om drie tot vijf partijen die rechtstreeks een uitnodiging krijgen, vaak gewoon per e-mail, zonder de uitgebreide publicatie en vormvereisten die bij een Europese aanbesteding horen. Er is geen open inschrijving: wie niet wordt uitgenodigd, doet niet mee, tenzij de instantie zelf ruimte biedt om je aan te melden.

Voor een MKB-ondernemer die nog nooit heeft ingeschreven, is dit doorgaans de meest toegankelijke ingang. De opdrachten zijn kleiner, de papierberg is lichter dan bij een Europese procedure, en er is vaak nog geen lange lijst met referentie-eisen nodig om serieus genomen te worden. Bepaal wel voor jezelf of iets een geschiktheidseis is (haal je hem niet, dan val je af, zonder compensatie) of een gunningscriterium (waar je op scoort en waar een zwakker punt door een sterker onderdeel kan worden goedgemaakt) — bij onderhandse trajecten is die eerste categorie meestal beperkt, maar de uitnodigingsbrief of offerteaanvraag van de instantie zelf is daarin leidend, niet een algemene aanname.

Waar dit onderscheid vandaan komt

De Aanbestedingswet 2012 regelt de aanbestedingsprocedures die in Nederland gelden, en onder de Europese drempel is het aan de aanbestedende dienst om te kiezen voor een nationale of meervoudig onderhandse procedure; PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, licht toe hoe dat in de praktijk verloopt en dat een uitnodiging aan een beperkt aantal partijen daarbij gebruikelijk is. Voor de tekst van een specifieke uitnodiging of offerteaanvraag geldt: die van de aanbestedende dienst zelf is de bron, niet een algemene beschrijving van hoe zulke trajecten doorgaans lopen.