Hoe kom ik aan referenties voor een aanbesteding?

Onder de drempel bouwt u uw eerste referenties op

Referenties voor een aanbesteding komen in de praktijk meestal niet uit een aanbesteding zelf, maar uit het traject eronder. Onder de Europese drempel gaat het om nationale en meervoudig onderhandse opdrachten, en die lopen vaak gewoon per e-mail: een aanbestedende dienst nodigt drie tot vijf partijen uit om een offerte te doen. Voor een bedrijf dat nog geen ervaring met de overheid heeft, is dat doorgaans de beste ingang — er is geen zwaar platform bij nodig, en de opdrachten zijn kleiner en toegankelijker dan de Europese trajecten die je op TenderNed of Mercell tegenkomt. Ook opdrachten buiten de overheid tellen vaak mee: een referentie hoeft niet per se bij een overheidsklant te zijn behaald, zolang de aard en omvang van het werk vergelijkbaar zijn met wat er gevraagd wordt.

Belangrijk is om te zien wát voor soort eis een referentie eigenlijk is, want dat bepaalt hoeveel ruimte er is. Vaak staat een referentie-eis in de leidraad als geschiktheidseis: een knock-out. Wordt niet aan het gevraagde aantal of type projecten voldaan, dan valt de inschrijving af, ongeacht hoe goed de rest van het dossier is. Soms wordt een referentie juist gebruikt binnen een gunningscriterium, bijvoorbeeld als onderbouwing in het plan van aanpak — daar telt hij mee in een weging, en kan een minder sterke referentie gecompenseerd worden door een sterk plan. Bij twijfel welke van de twee van toepassing is op een concrete leidraad, geeft de nota van inlichtingen de plek om dat na te vragen bij de aanbestedende dienst zelf.

Waar dit op steunt: de Aanbestedingswet en PIANOo

De Aanbestedingswet 2012 verplicht aanbestedende diensten om eisen, waaronder geschiktheidseisen zoals referenties, proportioneel te houden ten opzichte van de opdracht; dat is de wettelijke basis waarom kleinere, onderhandse trajecten in de praktijk lagere drempels kennen dan grote Europese aanbestedingen. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover voorlichting aan zowel inkopers als ondernemers en is de aangewezen plek om te zien hoe aanbestedende diensten in de praktijk met referentie-eisen omgaan.