kan ik als klein bedrijf uberhaupt winnen van grote aanbieders bij een aanbesteding

Winnen van een grote concurrent kan, maar niet op prijs alleen

Ja, een klein bedrijf kan een aanbesteding winnen van een grote concurrent, en dat gebeurt ook regelmatig. Een aanbesteding is geen schoonheidswedstrijd tussen bedrijfsgroottes: de opdracht wordt gegund op basis van vooraf vastgelegde criteria, en die criteria gaan over wat er gevraagd wordt — niet over hoeveel mensen er op de loonlijst staan. Een gemeente die vraagt om kwaliteit, aanpak, duurzaamheid of levertijd, weegt daarop af. Een groot bedrijf heeft meer capaciteit en vaak meer referenties, maar dat vertaalt zich alleen in punten als de gunningscriteria daar ook op sturen. Op onderdelen als aanpak, plan van aanpak of persoonlijke betrokkenheid van het team scoort een klein bedrijf soms juist beter, simpelweg omdat het dichter op de klus zit.

Waar het wél op vastloopt, is de eerste zeef: de geschiktheidseisen. Dat zijn de knock-outs — minimale omzet, een verplicht ISO-certificaat, een aantal jaar ervaring, een referentieproject van een bepaalde omvang. Haal je die niet, dan doet het er niet toe hoe goed je plan van aanpak is, want je inschrijving wordt niet eens beoordeeld op de gunningscriteria. Dit is precies het punt waarop kleine bedrijven vaak onterecht afhaken, of onterecht doorgaan: het verschil tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria bepaalt of iets een showstopper is of een kans om punten te pakken. Wie nog geen passende referentie heeft, kan die kwestie soms oplossen door samen in te schrijven met een ander bedrijf of door gericht te werken aan het opbouwen van referenties via kleinere, onderhandse opdrachten.

Waar dit op stuurt: de Aanbestedingswet en de aard van de criteria

De Aanbestedingswet 2012 regelt hoe een aanbestedende dienst opdrachten in de markt zet en op basis van welke criteria wordt gegund; die criteria staan vooraf vast in de leidraad en zijn bindend voor de beoordeling, ongeacht de omvang van de inschrijvende partij. Voor uitleg over hoe geschiktheidseisen en gunningscriteria in de praktijk werken, en hoe een leidraad dat aankondigt, biedt PIANOo — het publieke expertisecentrum voor aanbesteden — achtergrondinformatie; dat is voorlichting en geen wettekst, maar wel een goede ingang om een leidraad te leren lezen.