digitale handtekening werkt niet bij indienen aanbesteding

Ondertekening die niet lukt, is meestal een platformprobleem

Als een digitale handtekening bij het indienen niet wordt geaccepteerd, ligt dat in de meeste gevallen aan het bestandsformaat, het type ondertekening dat het platform verwacht, of aan de software waarmee is getekend — niet aan de inschrijving zelf. TenderNed en andere platforms stellen eigen eisen aan hoe een document ondertekend moet zijn: sommige willen een ingescand document met een handmatige krabbel, andere verwachten een elektronische handtekening met een certificaat erachter, weer andere accepteren een simpele PDF zonder handtekening omdat het platform de identificatie al via het inlogmiddel regelt. Welke variant een specifieke aanbesteding vraagt, staat in de leidraad of in de instructies van het platform zelf — dat is dus geen wettelijke eis maar de inrichting van dat platform.

Belangrijk om te onderscheiden: een document dat niet op de juiste manier is ondertekend, is doorgaans een technisch probleem met een technische oplossing, geen geschiktheidseis waarop een inschrijving afvalt. Er is een verschil tussen een verkeerd bestandsformaat — te herstellen door opnieuw te exporteren of te tekenen — en het compleet ontbreken van een vereiste handtekening op het moment van sluiten, wat een ander verhaal is. Wie tegen een deadline aanloopt terwijl een handtekening nog niet goed staat, leest wat daarover te doen is bij een document niet ondertekend en de tijd dringt. Blijft de foutmelding terugkomen ondanks een correct document, dan is dat vaker een storing dan een fout van de inschrijver, en storingen van het platform zelf horen soms gemeld te worden aan de aanbestedende dienst — hoe dat werkt staat beschreven op de pagina over een storing van het aanbestedingsplatform melden.

Waar dit vandaan komt: platforminstructies, niet de wet

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond een aanbesteding, maar schrijft niet voorschrijft hoe een handtekening technisch moet worden gezet op een platform — dat is de inrichting van TenderNed, Mercell of een ander platform, terug te vinden in de handleiding voor ondernemers van TenderNed en in de voorlichting van PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden. Bij twijfel over wat een specifieke leidraad exact vraagt aan ondertekening, is de vraag stellen via de nota van inlichtingen de aangewezen weg, zoals toegelicht op de pagina over wat een nota van inlichtingen is en hoe je een vraag stelt.