geen bevestigingsmail na inschrijving aanbesteding ontvangen

Geen bevestiging betekent meestal geen inschrijving

Geen bevestigingsmail is vrijwel altijd een teken dat de inschrijving niet is aangekomen, niet iets om af te wachten. De platforms waarop Nederlandse aanbestedingen lopen — TenderNed, Mercell, CTM, Aanbestedingskalender — sturen na een geslaagde indiening een ontvangstbevestiging, meestal met een tijdstempel en een referentienummer. Blijft die weg, dan is de meest voorkomende oorzaak dat het uploaden of verzenden ergens is vastgelopen: een bestand dat te groot was, een sessie die verliep, een stap in het proces die niet is afgerond. Een inschrijving die niet volledig is verzonden, telt niet als ingediend, hoe overtuigd de indiener zelf ook is dat hij op de laatste knop heeft gedrukt.

Wat hier te doen staat, hangt af van hoeveel tijd er nog is. Ruim voor de deadline: opnieuw inloggen, de status van de inschrijving controleren op het platform zelf, en bij twijfel contact opnemen met de aanbestedende dienst om te vragen of iets is binnengekomen. Dicht op de deadline is de tijdsdruk zelf het probleem: wat er gebeurt bij een te late indiening is dan direct relevant, en ook of een storing van het platform zelf gemeld moet worden — een systeemstoring melden legt uit wat daarin wel en niet de verantwoordelijkheid van de inschrijver is. Dit raakt een geschiktheidseis in de zin dat tijdige, volledige indiening een knock-out is: te laat of onvolledig binnengekomen betekent afvallen, niet puntenverlies. Er is geen weging die dit compenseert.

Wat platforms als bevestiging tonen

Dat een ontvangstbevestiging na indiening hoort te volgen, staat niet in de Aanbestedingswet 2012 maar in de werking van de platforms zelf: TenderNed en de andere partijen richten dat proces zelf in, en de precieze vorm van de bevestiging (schermmelding, e-mail, referentienummer) kan per platform verschillen. De handleiding voor ondernemers op TenderNed beschrijft hoe indiening en bevestiging daar verlopen; PIANOo geeft algemene voorlichting over het aanbestedingsproces maar gaat niet over de techniek van één platform. Bij twijfel over een concrete inschrijving is de aanbestedende dienst zelf de enige partij die kan zien of iets is binnengekomen.