bestand te groot bij uploaden aanbesteding

Bestand te groot: comprimeren of opsplitsen werkt meestal

Een bestand dat te groot is om te uploaden, ligt bijna altijd aan een maximale bestandsgrootte die het aanbestedingsplatform zelf hanteert — niet aan de aanbestedende dienst en niet aan de wet. Elk platform stelt daar zijn eigen grens aan, en die staat meestal genoemd in de foutmelding of in de helppagina van het platform. De meest praktische oplossingen zijn: een PDF comprimeren (veel gratis tools verkleinen een bestand aanzienlijk zonder dat de tekst onleesbaar wordt), een scan opnieuw maken op een lagere resolutie in plaats van fotokwaliteit, of een groot document opsplitsen in meerdere kleinere bestanden als het platform meerdere uploads per veld toestaat.

Bij grote bijlagen — een uitgebreid kwaliteitsplan met veel foto's, of een dik referentiedossier — loont het om vooraf te bekijken welk platform gebruikt wordt, want de indeling en de mogelijkheden verschillen per systeem. Welke platforms in Nederland gangbaar zijn en wat daar wel of niet gewoon is, staat beschreven op de pagina over de aanbestedingsplatforms in Nederland. Dit is geen geschiktheidseis en geen gunningscriterium: het is een technische hobbel bij het indienen, geen inhoudelijke eis waarop wordt afgevallen of gescoord. Wie er niet uitkomt met comprimeren of opsplitsen, doet er goed aan tijdig te kijken of contact opnemen met de aanbestedende dienst voor sluiting nog mogelijk is, of anders te melden dat het platform een belemmering vormt — zie daarvoor ook wat er geldt bij een storing van het aanbestedingsplatform. Wachten tot de laatste avond is hierbij het grootste risico, niet de bestandsgrootte zelf: comprimeren of opsplitsen kost tijd, en die tijd is er vlak voor de deadline niet meer.

Waar dit vandaan komt: platforminrichting, geen wettelijke regel

Dit volgt niet uit de Aanbestedingswet 2012, maar uit de manier waarop een platform is ingericht: TenderNed, Mercell, CTM en de Aanbestedingskalender bepalen zelf hun uploadlimieten en bestandsformaten, en die kunnen per platform en in de tijd verschillen. De handleiding voor ondernemers op TenderNed en de voorlichting van PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden geven achtergrond over de werking van platforms in het algemeen, maar noemen geen vaste grens die overal geldt. Voor een concrete foutmelding is de eigen documentatie van het gebruikte platform de eerste plek om te kijken.