hoe regel ik het indienen als er twee tekenbevoegde personen nodig zijn

Twee handtekeningen regel je vóór de indiendag, niet op de indiendag

Wanneer een statutair bestuurder niet alleen bevoegd is, staat dat zo in het uittreksel van de Kamer van Koophandel: bij "gezamenlijk bevoegd" moeten beide personen ondertekenen, en dat geldt voor elk document waar een handtekening wordt gevraagd — het Uniform Europees Aanbestedingsdocument, het eigen verklaring-formulier, en vaak ook het plan van aanpak of de begeleidende brief. Het is dus geen kwestie van één keer regelen en klaar: bij elk document in het pakket moet gecontroleerd worden of één of twee handtekeningen nodig zijn, en dat kost tijd die op de deadline zelf niet meer beschikbaar is.

De praktische kant is vaak lastiger dan de juridische. Twee mensen moeten fysiek of digitaal ondertekenen, en dat betekent plannen: allebei op tijd beschikbaar zijn, allebei het juiste document in handen krijgen, en bij digitaal ondertekenen soms allebei een eigen inlogmiddel. Bij TenderNed komt daar nog eHerkenning bij — heb ik eHerkenning nodig om in te schrijven op TenderNed? legt uit dat dit per persoon aangevraagd wordt en dat de aanvraag dagen tot weken kan duren, dus wie erachter komt dat een tweede tekenbevoegde nog geen middel heeft, moet daar niet op de valreep mee beginnen. Wie merkt dat een handtekening er de avond voor de deadline nog niet op staat, leest bij we hebben een document niet ondertekend en de tijd dringt, wat nu wat de vervolgstappen zijn.

Waar dit uit blijkt: de handleiding van TenderNed en de inrichting van het KvK-uittreksel

Wie tekenbevoegd is en of dat gezamenlijk moet, volgt uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel — dat is geen instelling van een platform maar een gegeven over het bedrijf zelf. Hoeveel handtekeningen een platform per document vraagt en hoe dat digitaal wordt afgehandeld, is wél de inrichting van dat platform: TenderNed vraagt dit op zijn eigen manier, en dat kan per platform verschillen. Zie hiervoor de handleiding van TenderNed voor ondernemers en, voor de bredere achtergrond van het inschrijfproces, de voorlichting van PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden.