mag ik een oude referentie gebruiken als die niet meer binnen de gevraagde periode valt

Een oude referentie mag vaak niet, tenzij ze een langere periode toestaat

Een referentie die buiten de gevraagde periode valt, telt in de meeste gevallen niet mee. Aanbesteders vragen bijna altijd naar ervaring binnen een afgebakende periode, bijvoorbeeld de laatste drie jaar. Dat is geen willekeurige wens: het is meestal een geschiktheidseis, en een geschiktheidseis is een knock-out. Voldoet de referentie niet aan de gestelde periode, dan haalt de inschrijving die eis niet — en dat is niet iets wat later in de inschrijving met een sterk plan van aanpak of een lage prijs rechtgetrokken kan worden. Er is dan geen weging, alleen een ja of een nee.

Toch is "buiten de periode" niet altijd het eindoordeel. Sommige leidraden formuleren de periode ruimer dan gedacht, bijvoorbeeld door te kijken naar het moment van afronding van het project in plaats van de startdatum, of door een langere terugkijktermijn te hanteren dan gebruikelijk. Ook komt het voor dat een referentie die net buiten de periode valt, alsnog acceptabel is omdat de leidraad ruimte laat voor een onderbouwde uitzondering. Daarover bestaat geen algemene regel; de precieze periode en de manier waarop die geteld wordt, staan in de leidraad zelf. Bij twijfel over de uitleg van een specifieke eis is de nota van inlichtingen de plek om het aan de aanbestedende dienst zelf te vragen — die kent de bedoeling achter de eis, een ander niet.

Waar de periode-eis vandaan komt en waar hij staat

De ruimte om geschiktheidseisen te stellen, waaronder eisen aan ervaring en referenties, volgt uit de Aanbestedingswet 2012; de precieze periode, telwijze en eventuele uitzonderingen staan altijd in de leidraad van de aanbesteding zelf, niet in de wet. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover algemene voorlichting maar is geen wettekst en bindt een aanbestedende dienst niet. Wie meer wil weten over wat er precies wordt gevraagd bij een referentie, vindt achtergrond bij welke documenten aangeleverd moeten worden bij een aanbesteding en bij de vraag of een referentieproject nog gewijzigd mag worden nadat het al gebruikt is.