welke aanbestedingsstukken kan ik niet aanleveren omdat mijn bedrijf net is gestart

Omzeteisen en referenties zijn vaak de eerste horde

Een net gestart bedrijf loopt meestal tegen twee dingen aan: een minimale omzet uit voorgaande jaren en referentieprojecten die aantonen dat vergelijkbaar werk al eerder is uitgevoerd. Beide worden vaak gevraagd als geschiktheidseis, en dat maakt ze een knock-out: is er geen jaaromzet over de gevraagde periode of geen referentie die past bij de opdracht, dan valt de inschrijving af op dat punt, ongeacht hoe goed de rest van het plan van aanpak is. Er is geen weging die dit compenseert — sterk scoren op kwaliteit of duurzaamheid maakt een gemiste geschiktheidseis niet goed, want dat zijn gunningscriteria en die tellen pas mee ná de knock-outtoets.

Dat is meteen ook waar de ruimte zit. Geschiktheidseisen worden per aanbesteding apart geformuleerd, en de aanbestedende dienst bepaalt zelf hoe streng of ruim ze zijn — de wet schrijft geen vast aantal jaren omzet of een vast aantal referenties voor. Sommige aanbestedingen vragen drie jaar omzetcijfers, andere vragen er geen; sommige accepteren een referentie van een moeder- of zusterbedrijf, andere niet. Onder de Europese drempel gaat het bovendien vaak om onderhandse trajecten waarbij een aanbestedende dienst rechtstreeks drie tot vijf partijen uitnodigt — voor een bedrijf zonder trackrecord is dat doorgaans een toegankelijkere ingang dan de grote Europese procedures op TenderNed. Wat er precies wordt gevraagd staat in de leidraad, en bij twijfel over wat als referentie meetelt is de nota van inlichtingen de plek om dat na te vragen bij de aanbesteder zelf. Meer over welke stukken sowieso worden gevraagd staat bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding, en de vraag of een project uit het buitenland of van een ander bedrijfsonderdeel mag meetellen komt terug bij mag ik een project dat we in het buitenland deden als referentie gebruiken.

Waar geschiktheidseisen vandaan komen

De Aanbestedingswet 2012 regelt dat aanbestedende diensten geschiktheidseisen mogen stellen aan technische bekwaamheid en financiële draagkracht, maar laat de invulling — hoeveel jaar omzet, hoeveel referenties — aan de aanbesteder zelf over per opdracht. PIANOo, het kennispunt voor aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat eisen proportioneel moeten zijn ten opzichte van de opdracht, wat in de praktijk betekent dat een aanbestedende dienst een startende onderneming niet zomaar met onmogelijke omzet- of ervaringseisen mag buitensluiten. Wat in een concrete leidraad staat, blijft leidend; de eisenlijst van die specifieke aanbesteding geeft uitsluitsel, niet de wet in algemene zin.