kan ik een dossier van een eerdere aanbesteding nog terugzien in het platform

Wat firmai.eu bewaart en wat TenderNed bewaart

Ja, dossiers die met firmai.eu zijn opgebouwd blijven terugvindbaar in het eigen bedrijfsprofiel: het ingevulde UEA, het plan van aanpak, de kluisdocumenten en de eisenlijst van een eerdere aanbesteding staan gekoppeld aan dat profiel en zijn niet gebonden aan één losse sessie. Dat is precies de gedachte achter het systeem: de kerngegevens, referentieprojecten en kwaliteitsteksten worden één keer ingevuld en blijven bruikbaar voor een volgende inschrijving, in plaats van dat alles telkens opnieuw wordt opgetypt.

Belangrijk is het onderscheid tussen wat firmai.eu bewaart en wat het publicatieplatform bewaart. TenderNed, Mercell, CTM of de Aanbestedingskalender zijn de plekken waar een inschrijving daadwerkelijk wordt ingediend, en die platforms hebben hun eigen archieffunctie voor de stukken die daar zijn ingediend of gedownload. Wat op zo'n platform staat, is de inrichting van dat platform en geen onderdeel van de wet — TenderNed vraagt bepaalde velden en bewaart bepaalde historie, maar dat kan per platform verschillen en morgen anders zijn ingericht. Wie een oude leidraad of een oud dossier zoekt, kijkt dus op twee plekken: het eigen profiel voor het opgebouwde materiaal, en het platform waar destijds is ingediend voor de formele indiening zelf. Voor wie na een eerdere inschrijving nog vragen kreeg over de inhoud, is dat overigens iets anders dan het dossier zelf terugvinden; zie daarvoor wat er speelt als een aanbestedende dienst om verduidelijking vraagt na inschrijving.

Waarom dit geen wettelijke verplichting is

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond een aanbesteding — eisen, criteria, termijnen, bezwaar — maar zegt niets over hoe een individuele onderneming haar eigen dossiers archiveert. Het bewaren van eerdere eisenlijsten en dossiers is dus geen wettelijke plicht maar praktisch gemak, ingericht door het platform waarop iemand werkt. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, geeft voorlichting over de procedure zelf maar schrijft evenmin voor hoe een bedrijf zijn eigen administratie moet inrichten. Wie na een afwijzing wil nagaan wat er te leren was uit een eerder dossier, vindt trouwens ook aanknopingspunten in wat te doen na een aanbesteding die niet is gewonnen.