nota van inlichtingen gemist bij aanbesteding gevolgen

Nota van inlichtingen gemist: wat dat betekent voor de inschrijving

Een gemiste nota van inlichtingen is meestal geen reden om automatisch af te vallen, maar het risico ligt wel bij de inschrijver zelf. De nota van inlichtingen is het document waarin de aanbestedende dienst antwoord geeft op vragen die andere partijen over de aanbesteding hebben gesteld, en soms bevat die nota ook wijzigingen op de leidraad: een aangepaste eis, een verduidelijking van een gunningscriterium, of een gewijzigde deadline. Wie die nota niet heeft gezien, dient in op basis van de oorspronkelijke leidraad, terwijl de spelregels inmiddels anders kunnen zijn. Dat kan ertoe leiden dat een inschrijving niet meer aansluit op wat er daadwerkelijk gevraagd wordt.

Het onderscheid dat hier telt is dat tussen een knock-outeis en een gunningscriterium. Als de nota van inlichtingen een geschiktheidseis wijzigt — bijvoorbeeld een andere referentie-eis of een ander verzekeringsniveau — en de inschrijving voldoet daar niet aan, dan is dat een knock-out: geen weging, geen compensatie met een sterk plan van aanpak. Gaat de wijziging over een gunningscriterium, dan is het risico eerder dat er lager gescoord wordt omdat het plan van aanpak niet aansluit op wat er nu écht gevraagd wordt. Beide zijn vervelend, maar het eerste is fataal en het tweede is een gemiste kans op punten. Bij twijfel over wat een specifieke nota van inlichtingen voor een lopende aanbesteding betekent, is de aanbestedende dienst zelf de enige partij die daar uitsluitsel over kan geven; die vraag stellen kan doorgaans opnieuw via de vragenronde of, als die gesloten is, via het platform waarop de aanbesteding loopt.

Waar dit vandaan komt: publicatie en gelijke behandeling

De verplichting om alle inschrijvers gelijk te informeren volgt uit de Aanbestedingswet 2012, en de nota van inlichtingen is het middel waarmee een aanbestedende dienst dat doet: vragen van één partij worden geanonimiseerd beantwoord en met alle partijen gedeeld, zodat niemand een informatievoordeel heeft. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, licht deze werkwijze toe op zijn website als onderdeel van de gangbare aanbestedingspraktijk. Praktisch gezien staat een nota van inlichtingen meestal gepubliceerd op het platform waarop de aanbesteding loopt, bijvoorbeeld TenderNed, en het is aan de inschrijver zelf om die aanvullingen te volgen. Wie zich afvraagt welke stukken bij een inschrijving horen, vindt een overzicht bij welke documenten moet ik aanleveren bij een aanbesteding; de nota van inlichtingen hoort daar in de praktijk bij, ook al staat die niet in de oorspronkelijke leidraad zelf. Wijzigt een nota van inlichtingen bijvoorbeeld een eis rond referentieprojecten, dan raakt dat ook de vraag referentieproject in mijn profiel wijzigen nadat ik het al gebruikt heb, omdat een aangepaste eis kan betekenen dat een eerder gebruikte referentie niet meer volstaat.