moet ik mijn referenties aanvullen nadat ik een opdracht heb gewonnen

Bijwerken is geen eis, maar wel verstandig

Er is geen aanbestedingsrechtelijke verplichting om het bedrijfsprofiel bij te werken nadat een opdracht is gewonnen. De Aanbestedingswet 2012 regelt hoe een aanbesteding verloopt, welke geschiktheidseisen gesteld mogen worden en hoe de gunning tot stand komt — maar er staat niets in over wat een ondernemer daarna met zijn eigen bedrijfsprofiel of referentielijst moet doen. Dat is puur eigen administratie, geen wettelijke plicht.

Toch is het verstandig om een gewonnen opdracht als referentieproject toe te voegen zodra die is uitgevoerd, en niet al bij de gunning zelf. Een referentie telt doorgaans pas als hij daadwerkelijk is afgerond of ver genoeg loopt om aantoonbaar te zijn — de gunning alleen bewijst nog niets over uitvoering. Wie dit vroeg in het proces bijhoudt, staat er bij een volgende aanbesteding beter voor: geschiktheidseisen over ervaring zijn namelijk knock-outs. Een geschiktheidseis moet gehaald worden, punt — mist een referentie of past die niet bij de gestelde eis, dan valt de inschrijving af zonder dat er verder gewogen wordt. Dat is iets anders dan een gunningscriterium, waar op punten wordt gescoord en een zwakke onderbouwing op het ene onderdeel goedgemaakt kan worden door een sterke op een ander onderdeel. Een up-to-date referentielijst is dus vooral voorbereiding op de volgende inschrijving, niet iets dat de lopende opdracht raakt. Tussen gunning en daadwerkelijke start zit overigens vaak nog de vraag hoelang het duurt tussen de gunning en het daadwerkelijke contract, en wat te doen als de gunning er is maar het contract nog niet getekend is.

Waarom dit niet in de wet staat

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure tussen aanbestedende dienst en inschrijvers tijdens een aanbesteding, niet de manier waarop een ondernemer zijn eigen bedrijfsgegevens bijhoudt na afronding. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, geeft hierover voorlichting maar is geen wetgever; het bevestigt vooral de praktijk dat referenties actueel en onderbouwd moeten zijn op het moment dat ze bij een nieuwe inschrijving worden ingezet.