welke tijd is leidend bij het sluitingsmoment mijn computer of het platform

De klok van het platform is leidend, niet die op je computer

Bij het sluitingsmoment van een aanbesteding telt de tijd die het platform zelf registreert bij binnenkomst van de inschrijving, en niet de tijd die op de systeemklok van de eigen laptop of computer staat. Een inschrijving die volgens de eigen klok nog op tijd is verstuurd, maar door het platform pas na het sluitingsmoment wordt geregistreerd, is te laat. Het is dus de serverklok van TenderNed, Mercell, CTM of Aanbestedingskalender die de doorslag geeft, niet de klok rechts onderin het beeldscherm.

Dat verschil lijkt klein, maar kan in de praktijk een paar minuten uitmaken — en bij een deadline is elke minuut er een die telt. Systeemklokken lopen vaak een beetje voor of achter, vooral als een computer al lang niet meer met internettijd is gesynchroniseerd. Wie op het laatste moment nog bestanden aan het uploaden is, doet dat dus in blinde afhankelijkheid van de eigen klok als die niet klopt. Wat er precies gebeurt als een inschrijving na de sluitingstijd van het platform binnenkomt, staat beschreven op wat gebeurt er als ik mijn inschrijving te laat indien. En omdat een storing van het platform zelf een andere situatie is dan een late eigen actie, is het goed om dat onderscheid te kennen — zie moet ik een storing van het aanbestedingsplatform zelf melden aan de aanbestedende dienst.

Wat TenderNed hierover meldt

Dit volgt uit de handleiding van TenderNed voor ondernemers, waarin staat hoe het platform omgaat met het sluitingsmoment van een inschrijving; dit is geen wettekst maar de werkwijze van het platform zelf, en kan dus per platform verschillen. PIANOo, als voorlichtingsloket over aanbesteden, bevestigt dat de praktische afhandeling van indientermijnen een zaak van het platform is en niet rechtstreeks in de Aanbestedingswet 2012 staat uitgeschreven. Voor wie twijfelt of dit ook zo werkt bij een specifieke aanbesteding, is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dat aan de aanbestedende dienst te vragen — zie wat is een nota van inlichtingen en hoe stel ik een vraag.