moeten al mijn pdf bestanden in één document of los uploaden bij het indienen

Samenvoegen of los uploaden: dat bepaalt de leidraad, niet een algemene regel

Er is geen vaste regel die zegt dat alle bijlagen samen in één pdf moeten, of juist los. Dat verschilt per aanbesteding en staat, als het ergens staat, in de leidraad of in de instructies van het platform waarop wordt ingeschreven. De ene aanbestedende dienst vraagt om één samengevoegd document per onderdeel (bijvoorbeeld "plan van aanpak inclusief bijlagen als één pdf"), de andere richt het platform zo in dat elk formulier of elke bijlage een eigen uploadveld heeft. Beide komen voor, en geen van beide is de norm.

Wat wél helpt: kijken naar hoe het platform de uploadvelden heeft ingericht. Vraagt een veld specifiek om "het UEA" en een ander veld om "het plan van aanpak", dan is dat een aanwijzing dat gescheiden documenten worden verwacht. Staat er één veld voor "alle bijlagen bij eis X", dan ligt samenvoegen voor de hand. Dit is geen geschiktheidseis in de zin van een knock-out — een verkeerde indeling van bestanden leidt op zichzelf meestal niet tot uitsluiting, mits alle gevraagde informatie maar leesbaar en compleet ergens terug te vinden is. Twijfel over wat een specifieke leidraad precies bedoelt met "de bijlagen bij dit formulier", is een prima vraag voor de nota van inlichtingen: daar kan de aanbestedende dienst het zelf ophelderen, en het antwoord geldt dan voor iedere inschrijver. Ook wat een nota van inlichtingen is en hoe daar een vraag wordt gesteld staat verder uitgewerkt.

Waar dit vandaan komt: platforminrichting, niet de Aanbestedingswet

De Aanbestedingswet 2012 regelt niet hoe pdf-bestanden moeten worden geüpload; dat is techniek van het platform, niet wetgeving. TenderNed, Mercell, CTM en de Aanbestedingskalender richten hun uploadschermen elk op hun eigen manier in, en die inrichting kan tussen aanbestedingen en tussen platforms verschillen (TenderNed — handleiding voor ondernemers). Ook of de volgorde van uploaden verder nog iets uitmaakt is dus eerder een platformvraag dan een wettelijke kwestie. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, bevestigt dat de praktische indiening per platform en per dienst kan verschillen en dat de leidraad daarin leidend is.