moet ik na het digitaal indienen ook nog een ondertekend exemplaar opsturen

Digitaal indienen is meestal het enige dat nodig is

In de meeste gevallen is er na het digitaal indienen niets meer dat per post moet. De aanbestedingsprocedures in Nederland zijn zo ingericht dat het platform de volledige inschrijving ontvangt, inclusief de ondertekende documenten die daarin zijn opgenomen — een ondertekening op papier is dan een dubbeling, niet een aanvulling. Op TenderNed, Mercell, CTM en de Aanbestedingskalender werkt dat op dezelfde manier: wat er in het dossier staat, is de inschrijving.

Toch is dit één van die punten waar de leidraad het laatste woord heeft, want een aanbestedende dienst kan in de eigen leidraad iets afwijkends vragen. Staat daar iets over een fysiek exemplaar, een verzegelde envelop of een handtekening op papier, dan geldt dat naast de digitale indiening. Dat is geen wettelijke verplichting maar een eis van die specifieke opdracht, en die staat dan letterlijk in de leidraad of in het programma van eisen. Is dat niet duidelijk, dan is de nota van inlichtingen de plek om het te laten bevestigen — daar kan gevraagd worden of digitaal indienen volstaat of dat er nog iets op papier moet volgen. Meer over wat een nota van inlichtingen is en hoe daar een vraag gesteld wordt.

Wat wél vaak over het hoofd gezien wordt, is de ondertekening zelf binnen het digitale dossier. Een formulier of het UEA dat niet ondertekend is voordat het geüpload wordt, is een probleem dat post achteraf niet oplost — wat te doen als een document niet ondertekend is en de tijd dringt gaat daar verder op in.

Waar dit op te controleren is: de leidraad en het platform

Deze vraag heeft geen algemeen wettelijk antwoord in de Aanbestedingswet 2012, omdat het indieningsproces per opdracht en per platform wordt ingericht — de wet regelt de procedure, niet het technische indieningskanaal. De leidraad van de aanbesteding en de schermen van het gebruikte platform (TenderNed, Mercell, CTM of Aanbestedingskalender) zijn daarom de bron die uitsluitsel geeft, aangevuld met de handleiding van TenderNed voor wie op dat platform indient. Bij twijfel is de nota van inlichtingen de aangewezen plek om dit voor die ene aanbesteding zwart-wit te krijgen.