we hebben gewonnen maar er zit een fout in onze referentie wat gebeurt er nu

Fout in referentie ontdekt na gunning: eerst kijken wat de rol van die referentie was

Wat er gebeurt, hangt af van of de referentie een geschiktheidseis was of onderdeel van een gunningscriterium — en dat is precies het onderscheid dat hier het verschil maakt tussen "vervelend" en "ernstig". Een referentie kan op twee manieren in een aanbesteding zitten. Soms is het een knock-out: de aanbestedende dienst vraagt bijvoorbeeld drie referenties van vergelijkbare projecten om te checken of een bedrijf de opdracht wel aankan, en als daar niet aan wordt voldaan, val je in principe af. Soms is een referentie juist onderdeel van de kwaliteitsbeoordeling, waar hij meetelt in de score naast andere onderdelen — daar kan een zwakke of foute referentie deels worden gecompenseerd door de rest van het plan van aanpak.

Bij een geschiktheidseis ligt een fout in een referentie gevoeliger, omdat die eis geen ruimte voor weging kent: hij klopt of hij klopt niet. Wat een aanbestedende dienst met die ontdekking doet nadat er al gegund is, staat niet vast in een vaste routekaart — dat verschilt per situatie en per instantie. Wel is het gebruikelijk dat eerst wordt uitgezocht wat er precies mis is: gaat het om een verkeerd jaartal, een project dat net niet aan de eis voldeed, of een referentie die feitelijk onjuist is. Daarna is het aan de aanbestedende dienst om te bepalen welk vervolg daarbij past. Wie meer wil weten over wat er normaal gesproken al vaststaat rond het moment van gunnen, vindt achtergrond in wat er in een gunningsbeslissing staat en in de vraag hoelang het duurt tussen gunning en het daadwerkelijke contract — want zolang er nog geen handtekening staat, ligt er nog niets definitief vast.

Onderscheid volgt uit de Aanbestedingswet 2012, invulling is aan de aanbestedende dienst

De Aanbestedingswet 2012 regelt het onderscheid tussen geschiktheidseisen en gunningscriteria, maar schrijft niet voorschrijvend voor wat een aanbestedende dienst moet doen bij een onjuistheid die na gunning aan het licht komt; dat is aan de betrokken instantie om te beoordelen. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, legt als voorlichting uit hoe geschiktheidseisen en gunningscriteria in de praktijk werken, maar is geen wet en geeft geen uitspraak over een individueel geval. Wie in deze fase zit, doet er goed aan om te bekijken of de fout is ontdekt vóórdat de bezwaartermijn na de gunningsbeslissing is verstreken — zie hoe lang er is om bezwaar te maken tegen een gunningsbeslissing — want dat bepaalt mede welke stappen nog open staan.