moet certificaat vertaald worden voor aanbesteding

Een Engels certificaat is meestal gewoon geldig

Een certificaat in het Engels moet in de meeste gevallen niet standaard vertaald worden — de leidraad van de aanbesteding bepaalt wat er precies wordt gevraagd, en die zegt vaak niets over de taal van bijgesloten bewijsstukken. Nederlandse aanbestedende diensten stellen doorgaans Nederlands als voertaal voor de inschrijving zelf, maar certificaten zoals ISO 9001 of ISO 14001 worden internationaal uitgegeven en zijn in de praktijk vaak in het Engels opgesteld. Dat is de gangbare vorm, geen afwijking die om extra werk vraagt.

Toch is dit precies het soort detail waar de leidraad of de nota van inlichtingen het laatste woord over heeft. Sommige aanbestedende diensten vragen expliciet om een Nederlandse vertaling van bijlagen, andere accepteren Engelse certificaten zonder meer. Staat er niets over in de leidraad, dan is de vraag stellen via de nota van inlichtingen de manier om het zeker te weten — dat is het moment waarop de aanbestedende dienst zelf antwoord geeft, in plaats van dat de inschrijver moet gokken. Belangrijk om te onderscheiden: als een certificaat als knock-outeis geldt (een geschiktheidseis), telt vooral of het certificaat geldig en van toepassing is — de taal waarin het is opgesteld is daaraan ondergeschikt, tenzij de leidraad iets anders vermeldt. Gaat het certificaat mee als onderdeel van de kwaliteitsbeoordeling (een gunningscriterium), dan kan een niet-begrijpelijke bijlage wél punten kosten, simpelweg omdat de beoordelaar niet kan lezen wat er staat.

Waarom de leidraad en niet de wet dit bepaalt

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure rond aanbesteden, maar schrijft niet voor in welke taal bijgevoegde bewijsstukken zoals certificaten moeten zijn opgesteld — dat is aan de aanbestedende dienst, die dit per opdracht vastlegt in de leidraad. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat voorwaarden per aanbesteding kunnen verschillen en dat de leidraad en de nota van inlichtingen de plek zijn waar zulke praktische vragen worden beantwoord. Wie twijfelt of een certificaat aan de eis voldoet, kan dat ook toetsen aan de manier waarop een keurmerk een gevraagd certificaat mag vervangen, en voor de bewaking van de geldigheid van certificaten in de tijd is er de vraag of een melding komt als een certificaat in de kluis verloopt.