ons certificaat staat op naam van de holding en niet op naam van de inschrijvende bv mag dat

Certificaat op naam van de holding kan een probleem zijn voor de inschrijvende bv

Dat mag meestal niet zonder meer. Als een aanbesteder een certificaat vraagt — bijvoorbeeld een ISO-certificering, een VCA-certificaat of iets vergelijkbaars — dan hoort dat certificaat in de regel op naam te staan van de partij die daadwerkelijk inschrijft en die straks de opdracht uitvoert. Staat het certificaat op naam van de holding, en schrijft de werk-bv in, dan is er een verschil tussen wie het certificaat heeft en wie de eis moet aantonen. Aanbestedende diensten kijken daar precies naar, omdat een certificaat een verklaring is over een organisatie: haar processen, haar kwaliteitssysteem, haar manier van werken. Dat is niet zomaar over te hevelen naar een andere rechtspersoon binnen het concern.

Dit raakt vaak een geschiktheidseis, en dat is het onderdeel om scherp op te zijn: een geschiktheidseis is een knock-out. Voldoet de inschrijvende bv niet aan de eis, dan valt de inschrijving af op dat punt, hoe goed de rest van het plan van aanpak ook is — er is geen ruimte om dat elders in de inschrijving te compenseren. Er bestaat wel een uitweg die in de aanbestedingspraktijk vaak wordt gebruikt: een beroep doen op de kerncapaciteit van een ander bedrijf binnen het concern, met een verklaring waarin de holding zich garant stelt en haar middelen (waaronder het certificaat) ter beschikking stelt aan de inschrijvende bv. Of dat mag en hoe dat moet worden aangetoond, staat meestal beschreven in de leidraad zelf en wordt vaak verder toegelicht in de nota van inlichtingen — dat is de plek om dit met zekerheid te laten bevestigen door de aanbesteder.

Waar dit op stoelt: de leidraad en de eigen verklaring

De Aanbestedingswet 2012 regelt de systematiek van geschiktheidseisen en de mogelijkheid om beroep te doen op derden, maar de precieze invulling — welk certificaat, op welke naam, en of een beroep op een moederbedrijf is toegestaan — staat in de leidraad van de aanbesteding zelf en in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument waarin dit wordt opgegeven. PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat geschiktheidseisen en de manier waarop een onderneming daaraan mag voldoen per aanbesteding kunnen verschillen. Wie twijfelt of het certificaat van de holding volstaat voor de inschrijvende bv, doet er goed aan dit te toetsen aan de eisenlijst en, bij onduidelijkheid, een vraag te stellen via de nota van inlichtingen. Dit thema is verwant aan de vraag of een keurmerk een gevraagd certificaat mag vervangen, en aan de bredere vraag welke verklaringen en bewijzen een aanbesteder precies verlangt en op wiens naam die moeten staan.