mag ik een engelstalig bewijsstuk gebruiken bij een nederlandse aanbesteding

Mag een Engelstalig bewijsstuk blijven staan

In de meeste Nederlandse aanbestedingen wordt Nederlands als voertaal gevraagd, en dat geldt dan ook voor de bewijsstukken die worden ingediend. Een certificaat, verklaring of referentiebrief die alleen in het Engels beschikbaar is, kan daardoor een probleem zijn — niet omdat de inhoud verkeerd is, maar omdat de aanbestedende dienst niet in het Engels beoordeelt. Of dat een knock-out is of een detail dat door de vingers wordt gezien, staat in de leidraad van die specifieke aanbesteding; de wet zelf schrijft geen algemene taal voor documenten voor.

Praktisch gezien is dit meestal een kwestie van een vertaling toevoegen, niet van het stuk weglaten. Een beëdigde vertaling wordt vaker gevraagd dan een eigen vertaling, vooral bij formele bewijsstukken zoals een geschiktheidsverklaring of een buitenlands certificaat. Bij twijfel over wat voor een concrete aanbesteding volstaat — een eigen vertaling, een beëdigde vertaling, of het origineel met toelichting — is de nota van inlichtingen de plek om dat te laten vastleggen door de aanbestedende dienst zelf, want dat is een instructie die per opdracht kan verschillen. Dit raakt trouwens ook aan situaties waarin het bewijsstuk zelf uit het buitenland komt, zoals bij een referentieproject dat in het buitenland is uitgevoerd: daar speelt naast de taal ook de vraag of de aard van het project vergelijkbaar is met wat gevraagd wordt.

Waar dit in de leidraad wordt bepaald

De Aanbestedingswet 2012 regelt de procedure van een aanbesteding, maar de eis over de taal van documenten staat niet generiek in de wet — die staat in de leidraad of de nota van inlichtingen van de specifieke aanbesteding. PIANOo, het Expertisecentrum Aanbesteden, wijst er in zijn voorlichting op dat dit per aanbesteding wordt vastgelegd. Dat betekent dat een lezer die een Engelstalig stuk in zijn dossier heeft, dit het beste kan nalopen in de leidraad zelf, en bij onduidelijkheid een vraag kan stellen via de nota van inlichtingen. Wie meer wil weten over welke bewijsstukken in het algemeen worden gevraagd, kan dat terugvinden bij welke verklaringen een aanbesteder doorgaans opvraagt.