de gemeente belt ons over onze inschrijving wat mag ik daarover zeggen

De gemeente mag vragen, jij mag alleen toelichten wat je al hebt opgeschreven

Een telefoontje van de aanbestedende dienst na inschrijving gaat vrijwel altijd over verduidelijking: iets in het dossier is niet helemaal duidelijk, of er wordt gevraagd om een detail te bevestigen. Dat mag, en het is normaal. Wat niet mag is dat de inschrijving daardoor van inhoud verandert. De hoofdregel is dat een inschrijving vaststaat op het moment van indienen; een toelichting mag verduidelijken wat er staat, maar niet met terugwerkende kracht iets toevoegen dat er niet in stond of een tekortkoming herstellen die de inschrijving anders had laten afvallen. Dat verschil — verduidelijken versus wijzigen — is precies waar de gemeente zelf ook op moet letten, want een aanbestedende dienst die te veel ruimte geeft aan één partij loopt het risico dat andere inschrijvers daarover een punt maken.

Voor de ondernemer aan de telefoon is de veiligste houding: antwoord op wat er gevraagd wordt, met wat er in het ingediende dossier staat, en niet meer dan dat. Geen nieuwe cijfers, geen aangepaste planning, geen "dat hadden we eigenlijk zo bedoeld" als dat niet uit de tekst zelf blijkt. Is de vraag onduidelijk of gaat die verder dan een toelichting op het eigen dossier, dan is het gebruikelijk te vragen of het verzoek schriftelijk kan, zodat er een vastlegging is van wat er precies gevraagd en geantwoord is. Dat is ook prettig voor de ondernemer zelf: mondelinge afspraken zijn moeilijk terug te halen als er later onduidelijkheid ontstaat, bijvoorbeeld wanneer het gaat om verduidelijking vragen na inschrijving vanuit de opdrachtgever, of wanneer de uitkomst van het gesprek meespeelt in wat er in een gunningsbeslissing staat.

Waarom verduidelijken iets anders is dan wijzigen

Dit volgt uit het beginsel van gelijke behandeling en transparantie dat in de Aanbestedingswet 2012 is verankerd: alle inschrijvers moeten onder dezelfde voorwaarden worden beoordeeld, en een inschrijving die na de deadline nog wezenlijk verandert, doorbreekt dat. PIANOo — Expertisecentrum Aanbesteden licht dit uitgangspunt toe in haar voorlichting over de aanbestedingspraktijk, al is en blijft de wet zelf de bindende bron; bij twijfel over een concreet verzoek van een specifieke aanbestedende dienst is de nota van inlichtingen of de dienst zelf de aangewezen plek om dat na te vragen.