hoe controleer ik wie er namens ons bedrijf mag ondertekenen

Wie mag ondertekenen: de uittreksel van de KVK als startpunt

De tekenbevoegdheid van een bedrijf staat in het handelsregister van de Kamer van Koophandel. Op het KVK-uittreksel staat wie er als bestuurder, vennoot of gevolmachtigde bevoegd is om het bedrijf te binden, en of dat zelfstandig mag of alleen samen met iemand anders. Dat uittreksel is de eerste plek om te checken, en niet de aanname wie er "altijd de aanbestedingen doet" binnen het bedrijf — bevoegdheid en gewoonte zijn twee verschillende dingen.

Bij een BV met één bestuurder is de situatie meestal simpel: die persoon tekent zelfstandig. Bij meerdere bestuurders, een vennootschap onder firma met meerdere vennoten, of een volmacht aan een medewerker die zelf niet in het handelsregister staat, wordt het al gauw minder overzichtelijk. Een volmacht is dan het document dat de bevoegdheid overdraagt, en aanbestedende diensten vragen daar in de praktijk om als de ondertekenaar niet de bestuurder is die op het uittreksel staat. Dit raakt de ondertekening van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en van de inschrijving zelf, en dat is een geschiktheidseis: een inschrijving die getekend is door iemand zonder bevoegdheid, en zonder geldige volmacht daarbij, loopt het risico afgekeurd te worden — niet een paar punten te verliezen, maar buiten de beoordeling te vallen. Dat is dus geen kwestie van compenseren met een sterk plan van aanpak; de zeef aan de voorkant laat het er niet doorheen.

Waar dit vandaan komt: het handelsregister, niet het platform

Wat een aanbestedingsplatform als TenderNed of Mercell vraagt bij het uploaden van het ondertekende UEA is de inrichting van dat platform, en dat verschilt per platform — welke platforms er in Nederland worden gebruikt staat toegelicht in het overzicht van de aanbestedingsplatforms. De bevoegdheid zelf volgt niet uit het platform maar uit het handelsregister van de KVK en, waar van toepassing, uit een volmacht. TenderNed geeft in zijn handleiding voor ondernemers aan hoe een inschrijving wordt opgebouwd en ingediend, maar de vraag wie mag tekenen is een registratiekwestie, geen platformkwestie. Bij twijfel over hoe een specifieke aanbestedende dienst dit in een concrete leidraad toetst, is de nota van inlichtingen de plek om die vraag rechtstreeks te stellen.